Digitaler Labordurchlauf – von der Auftragsannahme bis zur Auslieferung

Auftragsannahme aus der Zahnarztpraxis 

Software Service Stadermann

Einer der wichtigsten und zugleich grundlegendsten Schritte im Workflow eines Dentallabors ist die Auftragsannahme. Dieser Schritt markiert den Beginn der Zusammenarbeit zwischen der Zahnarztpraxis und dem Dentallabor und legt den Grundstein für eine effiziente und erfolgreiche Auftragsabwicklung. In einer zunehmend vernetzten und digitalen Welt ist die Bedeutung eines nahtlosen Datenflusses zwischen Zahnarztpraxen und Dentallaboren unbestreitbar.

Dank modernster Schnittstellentechnologien, die verschiedene Systeme miteinander verbinden, hat sich dieser Prozess erheblich vereinfacht. Dank solcher Schnittstellen können Zahnarztpraxen ihre Auftragsdaten elektronisch und direkt an das Dentallabor senden. Ein entscheidender Vorteil der Schnittstellen ist zudem die Vermeidung von Doppelarbeit und manuellen Übertragungsfehlern.

Anstatt Informationen auf manuellem Weg zu erhalten und sie dann erneut in ein anderes System einzugeben, werden alle relevanten Daten – von der Zahnfarbe über die Art der Arbeit bis hin zu den gewünschten Leistungen – direkt und strukturiert in das Laborverwaltungssystem übertragen. Doch die Vorteile beschränken sich nicht nur auf eine schnelle Übertragung.

Durch die direkte und strukturierte Dateneingabe wird auch die Sicherheit im Produktionsprozess von Zahnersatz erhöht. Korrekte und vollständige Daten sorgen dafür, dass die Anfertigung genau den Spezifikationen der Zahnarztpraxis entspricht, was das Risiko von Fehlern und damit verbundenen Korrekturen oder Neuanfertigungen reduziert.

Auftragsplanung und Übergabe

Software Service Stadermann

Dentallabore stehen oft vor der Herausforderung, eine Fülle von Aufträgen ohne klare Systematik zu bewältigen. Diese Herangehensweise kann zu Unordnung, Verzögerungen und letztlich zu Fehlern führen. Ein gutes digitalisiertes System zur Auftragssteuerung stellt sicher, dass jeder Auftrag korrekt erfasst, geplant und ausgeführt wird.

Eine gute Auftragssteuerung ermöglicht es, beim Auftragseingang alle relevanten Daten effizient zu erfassen – vom Patientennamen über die Art der Arbeit bis hin zu den zu erbringenden Leistungen. Diese Daten können dann aus einem Kostenvoranschlag direkt übernommen werden, wodurch Zeit gespart und potenzielle Fehlerquellen minimiert werden. Mit integrierten Tools für die Terminplanung können Labore sicherstellen, dass jeder Auftrag zeitgerecht und gemäß den Fähigkeiten und der Verfügbarkeit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bearbeitet wird.

In einem Dentallabor, in dem das Arbeitstempo oft hoch ist und die Deadlines eng bemessen sind, ist Zeit Gold wert. Unter solchem Druck kann es vorkommen, dass die sorgfältige und korrekte Erfassung von Aufträgen vernachlässigt wird.

Eine hochwertige Auftragssteuerungssoftware sollte daher einen Auftrag und die dazugehörige Durchlaufplanung in unter einer Minute bewältigen können. Hierbei helfen u.a. intelligente Durchlaufplanung und Ressourceneinteilungen der Mitarbeiter/-innen.

Fertigung der Arbeit im Dentallabor

Software Service Stadermann

Im Herzen des Dentallabors findet die eigentliche Arbeit statt: die Fertigung. Hier ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle relevanten Informationen lückenlos und zeitnah bei den verantwortlichen Technikerinnen und Technikern ankommen. Dies umfasst die Auftragsdaten, die genauen Leistungsanforderungen sowie gegebenenfalls Bilder des Patienten oder der Patientin.

Ein zentraler Aspekt bei der Fertigungsabwicklung ist die einfache und präzise Dokumentation von verwendeten Chargen- bzw. Lot-Nummern sowie erbrachten Technikerleistungen. Lösungen wie die DENTAplus LaborInfo von Software Service Stadermann erleichtern diesen Prozess erheblich. Sie ermöglichen das automatische Auslesen von Chargen von über 4000 Herstellern und deren Zuordnung zu den jeweiligen Aufträgen.

In Kombination mit der Erfassung von Technikerleistungen, übersichtlicher Darstellung von Patientenbildern und Auftragsdaten stellt dies ein unverzichtbares Tool dar, sowohl zur Einhaltung der MDR-Vorgaben als auch zur allgemeinen Effizienzsteigerung. Mit der Möglichkeit, das System mobil zu nutzen, lassen sich Chargen und Leistungen direkt am Arbeitsplatz erfassen. Dies beseitigt die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen hin und her zu wechseln, und reduziert den Zeitaufwand.

Ein weiterer Schritt in Richtung Effizienz und Übersicht ist die Implementierung einer Terminübersicht in Form einer Flughafenanzeige. Ähnlich wie die Anzeigetafeln an Flughäfen bietet sie den Laboren eine klare Übersicht über alle anstehenden Arbeiten und deren Fortschritt.

Alle relevanten Auftragsinformationen sind somit für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin auf einen Blick ersichtlich. Dies optimiert nicht nur die Arbeit jedes einzelnen Technikers und jeder Technikerin, sondern auch die Disposition der Fahrer/-innen, die die fertigen Arbeiten ausliefern.

Termingerechte Auslieferung und Erstellung der Rechnung

Software Service Stadermann

Die Auslieferung des finalen Produkts an den Kunden oder die Kundin markiert das Ende des Prozesses im Dentallabor, ist jedoch nicht weniger wichtig als die vorangegangenen Schritte. Diese letzte Phase gewährleistet nicht nur die Zufriedenheit des Kunden bzw. der Kundin, sondern sichert auch die Einhaltung der regulativen Anforderungen und optimiert die finanziellen Abläufe des Labors. Bevor ein Auftrag das Labor verlässt, ist es entscheidend, diesen umfassend zu dokumentieren.

Ein Foto der Arbeitsschale sowie aller handschriftlichen Notizen ist unerlässlich, um die Vorgaben der Medical Device Regulation (MDR) zu erfüllen. Dies gewährleistet, dass alle Aspekte des Auftrags korrekt festgehalten werden und es später keine Unklarheiten gibt. Ein gut digitalisierter Auftrag bietet außerdem den erheblichen Vorteil, dass er ohne zusätzlichen Aufwand in eine Rechnung umgewandelt werden kann.

Da alle erbrachten Leistungen, inklusive der Technikerzuordnung, bereits festgehalten sind und ebenso alle verwendeten Materialien mit ihren Chargen erfasst wurden, muss die Rechnung nur noch auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Ein weiterer Vorteil der vollständigen digitalen Dokumentation ist die Möglichkeit zur automatischen Erstellung einer Konformitätserklärung. Dies stellt sicher, dass alle Produkte, die das Labor verlassen, den geltenden regulativen Anforderungen entsprechen und den Kundinnen und Kunden diese Gewissheit auch schriftlich mitgegeben werden kann.

Abschließend gilt es zu betonen, dass die termingerechte Auslieferung und Rechnungsstellung zwei kritische Aspekte im Prozess eines Dentallabors sind. Ein reibungsloser Ablauf in diesem Schritt beeinflusst nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch das betriebswirtschaftliche Ergebnis des Labors maßgeblich. Es lohnt sich also, hier auf bewährte und effiziente digitale Lösungen zu setzen.

Fazit

Labore, die den digitalen Weg einschlagen, sparen unseren Erhebungen nach ca. 80% an Zeit bei der Auftragserfassung und Belegerstellung. Gleichzeitig erhöht die vollständige Rückverfolgung jedes Arbeitsschrittes nicht nur das Vertrauen der Kunden und Kundinnen, sondern erleichtert auch die internen Qualitätskontrollen. Die obigen Beispiele zeigen, wie sich Digitalisierung konkret im Alltag eines Dentallabors auswirken kann.

Die fortschreitende Technologie verspricht noch mehr Optimierungen. Es sind nicht nur große Labore, die profitieren; mit den richtigen Tools und Schulungen kann jedes Labor die Vorteile der Digitalisierung nutzen.

Bildquellen sofern nicht anders deklariert: Unternehmen, Quelle oder Autor/-in des Artikels