Eine Branche im Wandel

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Teil 1

Anforderungen und Komplexität nehmen im Praxisalltag von Jahr zu Jahr zu. Viele Prozesse sind für den Praxiserfolg notwendig, aber auch zeitaufwendig und nervenaufreibend. Fakt ist, dass der Kern der zahnmedizinischen Tätigkeit in der medizinischen Versorgung der Patienten liegt und somit nicht in der Erstellung von Abrechnungen, Mahnungen oder Einsprüchen gegenüber privaten Kostenträgern bei verminderter Erstattung. Und daran wird sich auch in Zukunft nichts ändern. Wie können hier Abrechnungszentren bzw. Factoring-Unternehmen helfen? Hierzu gibt es viele Meinungen, die größtenteils nicht stimmen. Drei gängige Meinungen werden im Folgenden genauer betrachtet.

Übernahme von Forderungsausfall, Porto- und Mahnkosten

Viele Zahnärzte sind der Überzeugung, dass alle ihre Patienten bezahlen und sich daher ein Abrechnungszentrum nicht lohnt. Doch nur die wenigsten Praxen kommen in den Genuss, dass wirklich immer jede ihrer Rechnungen seitens der Patienten gezahlt wird. Im Bundesdurchschnitt lässt sich feststellen, dass ca. 1,25% des Privat-Abrechnungsvolumens einer Praxis ausfallen. Das klingt auf den ersten Blick nicht viel. Nimmt man jedoch an, dass bei einem privaten Abrechnungsvolumen von 250.000 Euro 1,25% ausfallen, beträgt der Ausfall 2.562,50 Euro (= Kosten für unbezahlte Rechnungen, falsche Anschriften und notwendige Rechnungskorrekturen). Und in diesem Betrag sind die Kosten für den Rechnungs- und Mahnversand noch gar nicht mit eingerechnet.

Die Gründe für einen Rechnungsausfall sind ganz unterschiedlich. Sie reichen von Erstattungsschwierigkeiten über unbekannt verzogen bis hin zu privaten Situationen, die eine Begleichung der Rechnung unmöglich machen. Selbst wenn sich in einer Praxis kein Rechnungsausfall verzeichnen lässt, muss in einer Praxis über das Jahr hinweg eine gewisse Anzahl an Zahlungserinnerungen und Mahnungen geschrieben werden. Alleine die jährlichen Portokosten belaufen sich schnell auf mehrere Hundert Euro. Neben dem Forderungsausfall übernimmt ein Abrechnungszentrum auch die Porto- und Mahnkosten.

Arbeitsentlastung und Liquiditätssicherstellung

Eine weit verbreitete Meinung von Zahnärzten ist auch, dass sich ein Abrechnungszentrum nur für die wirklich großen Praxen lohnt und es die eigene Praxis günstiger kommt, wenn weiterhin alles in Eigenregie gemacht wird. Doch so einfach, wie es klingt, ist der Vergleich nicht. Zuerst einmal ist jeder Zahnarzt neben seiner beruflichen Passion, der Zahnheilkunde, auch Unternehmer. Aus dieser Funktion heraus muss er daran interessiert sein, dass die Abrechnung gegenüber seinen Patienten im Praxisalltag reibungslos abläuft. Dies umfasst neben einem schnellen Rechnungsausgang ebenfalls die Überwachung der Zahlungseingänge sowie die Mahnung säumiger Patienten. Schließlich muss für einen reibungslosen Praxisablauf die Liquidität gesichert sein. Um jedoch auf fundierter Basis entscheiden zu können, ob sich, wie bisher, die Abrechnung in Eigenregie oder doch die Abrechnung über ein Abrechnungszentrum bzw. Factoring-Unternehmen lohnt, müssen verschiedene Faktoren betrachtet werden.

Häufig werden die Kosten für Umschläge, die Zeit des Einkuvertierens der Rechnungen, Portokosten als auch Kosten für Korrespondenz bei Erstattungsproblemen oder anwaltlicher Beratung nicht berücksichtigt. Für ein Abrechnungszentrum spricht hier zum einen, die direkt spürbare Entlastung des Praxisteams in der Verwaltung durch den Wegfall der oben genannten Arbeiten. Allein durch den Wegfall der administrativen Arbeit im Rechnungsversand spart sich das Praxisteam viel Zeit, die direkt den Patienten zugutekommt. Zum anderen bietet ein Abrechnungszentrum der Praxis Sicherheit durch die Sofortauszahlung des Honorars innerhalb eines Werktages samt Übernahme des Ausfallrisikos im Rahmen des echten Factorings.

Umgang auf Augenhöhe ist oberstes Gebot

Immer wieder werden Abrechnungszentren mit klassischen Inkassounternehmen verglichen, die lediglich auf die reine Rechnungseintreibung ausgerichtet sind. Ein Vergleich, der so nicht stimmt. Moderne Abrechnungszentren sind für eine Praxis vieles: Sparringspartner, Mitarbeiter, Liquiditätsbeschaffer, Fachspezialist, Berater, Rücken-Freihalter und Frust-Abnehmer. Im Gegensatz zu einem klassischen Inkassounternehmen ist für ein modernes Abrechnungszentrum der vertrauensvolle Umgang mit dem Patienten auf Augenhöhe nicht nur selbstverständlich, sondern oberstes Gebot. So erhält der Patient bei Problemen hinsichtlich der Erstattung seitens des privaten Kostenträgers Hilfe durch einen spezialisierten Erstattungsservice. Auf diese Weise wird die Position des Patienten gestärkt und seine Interessen sind besser durchsetzbar. Und sollte einmal im Rahmen einer Behandlung durch den Patienten ein Teilzahlungswunsch geäußert werden, bietet ein modernes Abrechnungszentrum bzw. Factoring-Unternehmen unbürokratisch verschiedene Modelle ganz nach Wunsch und individueller Lebenslage des Patienten an.

Fazit

Anhand dieser drei exemplarischen Meinungen ist deutlich geworden, dass ein modernes Abrechnungszentrum die Praxis in relevantem Maße im Alltag entlang des gesamten Patientenprozesses unterstützt. Und das ist gerade in Zeiten wie diesen entscheidend, wo sich die Branche durch beispielsweise die Telematik-Infrastruktur massiv im Wandel befindet. Nur so kann gewährleistet werden, dass auch in Zukunft genug Zeit für die Behandlung der Patienten zur Verfügung steht und nicht in eine überbordende Bürokratie fließt.

Im 2. Teil dieser Artikelserie werden Meinungen der Praxismanagerin und der zahnmedizinischen Fachangestellten/zahnmedizinischen Verwaltungsangestellten hinsichtlich Abrechnungszentren betrachtet.

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Teil 2

Im ersten Teil dieser Artikelserie wurden moderne Abrechnungszentren unter dem Aspekt betrachtet, wie sie einen Zahnarzt im Rahmen seiner täglichen Arbeit unterstützen können. Dazu hat der Autor auch gängige Meinungen aus Sicht des Zahnarztes genauer beleuchtet, die gern als Argumente gegen die Zusammenarbeit mit Abrechnungszentren angeführt werden. Im vorliegenden zweiten Teil geht es um den Blickwinkel der Praxismanagerin und der zahnmedizinischen Fachangestellten (ZMF) bzw. zahnmedizinischen Verwaltungsangestellten (ZMV) und die Frage, inwieweit sie durch die Leistungen und Services moderner Abrechnungszentren im Praxisalltag entlastet werden können.

Der Erfolg der Praxis – im medizinischen als auch wirtschaftlichen Kontext – sollte im Mittelpunkt allen Tuns stehen. Das setzt jedoch voraus, dass alle Praxisressourcen zielgerichtet eingesetzt werden. Für den Praxisalltag bedeutet dies eine Fokussierung auf patientennahe Tätigkeiten. Dass sich das nicht immer darstellen lässt, ist nachvollziehbar. Deshalb ist es umso wichtiger, eine Praxis weitgehend von ressourcenintensiven Aufgaben frei zu machen, die nicht direkt mit der Behandlung der Patienten zu tun haben. Gerade im Kontext einer zunehmenden Bürokratisierung, vor allem in der Verwaltung, fällt diese Fokussierung vielen Praxen zusehends schwer. Moderne Abrechnungszentren können eine Praxis genau hier unterstützen.

Die Möglichkeiten sind breit gefächert und reichen von der Übernahme des Rechnungsdrucks und -versands, der Zahlungseingangskontrolle samt Übernahme des kompletten Mahnwesens bis hin zur Unterstützung im Rahmen von Kürzungen sowohl bei privaten Therapieplänen als auch bei der Erstattung durch private Kostenträger. Dadurch erfährt die gesamte Praxis eine spürbare Entlastung und gewinnt gleichzeitig wichtige Ressourcen, welche direkt den Patienten zugutekommen. Jedoch wird häufig lediglich die Bereitstellung von Liquidität mit der Leistung eines Abrechnungszentrums in Verbindung gebracht. Dies ist aber im Rahmen einer ganzheitlichen Entlastung und Unterstützung zu kurz gedacht. Aus diesem Grund orientieren sich moderne Abrechnungszentren bei der (Weiter-)Entwicklung von Leistungen und Services immer an dem Patientenprozess und somit an den „echten Hürden“ im Praxisalltag. Nachfolgend werden drei gängige Meinungen, die regelmäßig im Rahmen einer negativen Entscheidung bezüglich einer Zusammenarbeit mit Abrechnungszentren im Praxisalltag herangezogen werden, analysiert.

Schnelle Hilfe in Notsituationen dank spezialisierter Netzwerke

Häufig wird von Praxismanagerinnen und Praxismanagern auf die Frage, in welchem Bereich sie sich im Praxisalltag Unterstützung wünschen würden, mit dem Wunsch nach Unterstützung bei ungeplanten Personalthemen geantwortet. Exemplarisch sind hier Unfall, Krankheit oder auch Schwangerschaft zu nennen, die einen teils sofortigen Personalausfall mit sich bringen. Ist dann die betreffende Fachkraft auch noch für die Abrechnung zuständig, kann eine Praxis schnell in eine existenziell bedrohliche Lage kommen. Denn ohne die Abrechnung des Honorars ist auch eine liquide Praxis nur für eine gewisse Zeit fähig, alle Ausgaben aus Rücklagen zu bedienen. In diesem Kontext ist die Aussage, dass Abrechnungszentren keine Personalvermittler sind, richtig – aber nur zum Teil. Es gibt Abrechnungszentren, die genau aus solch einem Grund spezialisierte Netzwerke mit teils deutschlandweiter Abdeckung für ihre Kunden aufgebaut haben. So kann einer Praxis in bestimmten Notsituationen, wie zum Beispiel bei Unfall oder Krankheit, durch qualifizierte Kontakte schnell und unkompliziert weitergeholfen werden.

Zeitgewinn durch administrative Entlastung

Eine weitere Aussage, die häufig gegenüber Abrechnungszentren verwendet wird, ist, dass diese keinen Einblick in die praxisspezifischen Abläufe haben und dadurch auch bei administrativen Tätigkeiten nicht helfen könnten. Auch diese Aussage ist nur zu Teilen korrekt. Unbestritten ist, dass sowohl die Zahlungseingangskontrolle als auch das Mahnwesen essenziell sind, um die Liquidität und damit die finanzielle Basis einer Praxis zu sichern. Jedoch sind Zahlungseingangskontrolle und Mahnwesen zwei Tätigkeitsbereiche, die mit dem eigentlichen Aufgabengebiet einer Praxis, nämlich der medizinischen Versorgung der Patienten, nichts zu tun haben. Dennoch nehmen sie sehr viel Zeit im Praxisalltag in Anspruch. Richtig ist, dass ein modernes Abrechnungszentrum die praxisspezifischen Abläufe nicht kennt. Das muss es aber auch nicht, um die Praxis in diesen beiden Bereichen essenziell entlasten zu können. Durch die Übernahme der kompletten Zahlungseingangskontrolle und des Mahnwesens überführt das Abrechnungszentrum die Tätigkeiten komplett in die eigene Prozessstruktur. Die Praxis erhält durch die administrative Entlastung ein spürbares Mehr an Zeit für die Patienten.

Kargl

Unterstützung in Form eines „zusätzlichen Mitarbeiters“

Zahnmedizinische Fachangestellte/ zahnmedizinische Verwaltungsangestellte sehen in einem Abrechnungszentrum grundsätzlich eher eine Konkurrenz bezüglich der eigenen Position. Diese Sichtweise lässt die Sorge entstehen, dass der eigene Chef aufgrund der (geplanten) Zusammenarbeit mit einem Abrechnungszentrum die ZMF/ZMV postwendend entlässt. Denn die Abrechnung macht ja dann das Unternehmen, so der falsche Schluss. Dass aber durch ein Abrechnungszentrum eine ZMF/ZMV den Arbeitsplatz verliert, ist schlicht falsch. Auch die Sorge, dass die komplette Abrechnung weggenommen wird, ist nicht korrekt. In Wirklichkeit erfährt die Position der ZMF/ZMV hingegen eine Stärkung. Denn die Praxis erhält durch die Zusammenarbeit einen „zusätzlichen Mitarbeiter“, der dafür zuständig ist, dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben im Praxisalltag vorhanden ist. Die Abrechnung ist und bleibt im Verantwortungsbereich der Praxis.

Kargl

Ein modernes Abrechnungszentrum unterstützt entlang der gesamten Abrechnung durch beispielsweise individuelle Argumentationshilfen, individualisierbare Begründungsbausteine oder aktuelle Urteile samt Kommentierung für die Begründung von Abrechnungspositionen. Auch helfen intuitive Online- Tools, in welchen z.B. mit wenigen Klicks Argumentationen und Begründungen zum direkten Einsatz in der PVS erstellt werden können, den Arbeitsaufwand spürbar zu reduzieren. Auf diese Weise bleibt der ZMF/ZMV mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben im Praxisalltag. Und sollte es einmal seitens der Patienten Probleme hinsichtlich der Erstattung durch den privaten Kostenträger geben, helfen moderne Abrechnungszentren dem Patienten mittels eigener hoch professioneller Erstattungsservices. Auf Basis der umfangreichen Erfahrung der Spezialisten können individuelle Erstattungsschreiben deutlich effizienter erstellt werden, als es der Praxisalltag zulassen würde. Und die wichtige Arzt-Patienten-Beziehung wird in solch einem Fall auch nicht belastet.

Fazit

Abschließend lässt sich sagen, dass Abrechnungszentren bei genauerer Betrachtung eine Praxis entlang des gesamten Patientenprozesses direkt und nachhaltig unterstützen können. Es lohnt sich, hier das Gespräch zu suchen und erst auf Basis fundierter Informationen eine Entscheidung für die Abrechnung in Eigenregie oder für einen Wechsel hin zu einem modernen Abrechnungszentrum zu treffen.

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