Liquidität dank (digitalem) Factoring

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Die Aussichten für die Dentalbranche in Europa und weltweit sind grundsätzlich positiv: Eine steigende Kaufkraft und die insgesamt alternde Bevölkerung sorgen für eine stetig zunehmende Nachfrage nach zahnmedizinischen Leistungen. Laut dem Dental Atlas 2025 [1] wurden allein in der Eurozone im Jahr 2022 rund 65 Milliarden Euro für Zahnbehandlungen ausgegeben – Tendenz steigend.

Deutschland gilt dabei als Europas „Dentalland“:

Die Inanspruchnahme zahnärztlicher Leistungen liegt mit rund 83% europaweit an der Spitze.
Die Pro-Kopf-Ausgaben für Zahnersatz betragen im Schnitt 345,53 Euro im Jahr, was ebenfalls einen Spitzenwert darstellt.
Rund 72.800 Zahnärzte sind hierzulande tätig, davon etwa 45.500 in eigenen Praxen.

Zudem gibt es etwa 7.200 gewerbliche Dentallabore – zusätzlich zu rund 23.000 praxiseigenen Laboreinheiten. Diese Vielfalt bringt Chancen, aber auch wachsenden Konkurrenzdruck: Regionale Labore sehen sich zunehmend im Wettbewerb mit Praxis- und Großlaboren, industriellen Fertigungszentren und Anbietern aus dem Ausland.

Neue Erwartungen

Gleichzeitig verändern sich die Erwartungen an zahntechnische Leistungen: Immer mehr Zahnarztpraxen und deren Patientinnen und Patienten legen größeren Wert auf individualisierte, ästhetische und hochwertigere Zahnersatzprodukte. Deren Fertigung erfordert allerdings qualifiziertes Personal und moderne Technik.

Für den Übergang zu digitalen Fertigungsprozessen, wie etwa CAD/CAM-Verfahren und 3D-Druck, sind allerdings hohe Investitionen in neue Maschinen, Software sowie die Weiterbildung des Personals nötig. „Zudem müssen Labore heute meist mehr bieten als reine Fertigungsleistungen. Die Kundinnen und Kunden fordern oft nicht nur digitale Arbeitsabläufe und schnelle Reaktionszeiten, sondern auch zusätzliche Serviceleistungen oder Unterstützung in der Praxisorganisation“, so Werner Hörmann, Geschäftsführer der L. V. G. (www.lvg.de). Allerdings dürfte die derzeitige gesamtwirtschaftliche Lage auch vor vielen Dentallaboren nicht haltmachen. Laut der Konjunkturprognose [2] der Deutschen Industrie- und Handelskammer sind Unternehmen bei Investitionen derzeit eher vorsichtig: Fast jeder dritte Betrieb plant, diese aufgrund der allgemeinen Unsicherheit zurückzufahren.

Vertrauen: Erfolgsfaktor und Hemmschwelle

Eine weitere wirtschaftliche Hürde stellt – paradoxerweise – die enge Partnerschaft zwischen Dentallabor und Zahnarztpraxis dar. Viele Beziehungen sind über Jahre gewachsen und geprägt von persönlichem Austausch sowie gegenseitigem Vertrauen. „Dies bildet in der Zusammenarbeit zwar ein wertvolles Fundament, allerdings scheuen viele Labore aus Rücksicht auf die gute Beziehung zur Ärztin oder zum Arzt ein stringentes Forderungsmanagement: Zahlungsziele werden großzügig gesetzt, auf konsequentes Mahnen wird verzichtet. Man will nicht in ein seit Jahren gewachsenes Verhältnis eingreifen, selbst wenn es wirtschaftlich schadet“, beschreibt Werner Hörmann.

Wie können Dentallabore vor diesem Hintergrund finanziell flexibel agieren? Eine pragmatische Lösung kann der Finanzierungsansatz Factoring sein.

Flexibilität durch Forderungsverkauf

Factoring bietet Dentallaboren die Möglichkeit, ihre offenen Forderungen an eine spezialisierte Factoring-Gesellschaft, den sogenannten Factor, für sofortige Liquidität zu verkaufen. Anstatt wochenlang auf Zahlungseingänge zu warten, erhält das Labor so den Großteil des Rechnungsbetrags innerhalb kürzester Zeit. Das schafft Planungssicherheit, zum Beispiel wenn Investitionen in neue Technik anstehen. „Auch in saisonalen Schwächephasen, etwa wenn viele Praxen urlaubsbedingt weniger bestellen, hilft Factoring, finanzielle Engpässe zu vermeiden“, so Hörmann.

Weitere Vorteile:

Professionelles Debitorenmanagement: Der Factor übernimmt die Überwachung offener angekaufter Rechnungen und diesbezügliche Zahlungserinnerungen sowie das Mahnwesen.
Schutz vor Zahlungsausfällen: Der Factor nimmt das Risiko von Ausfällen auf sich.
Verbesserung der Bonität: Durch den Forderungsverkauf wird die Bilanz verkürzt.
Flexibilität: Bei Bedarf können auch einzelne Rechnungen verkauft werden. Diese Einzelrechnungen werden verschlüsselt übermittelt, um Patientendaten zu schützen.

Zudem können Dentallabore je nach Bedarf zwischen verschiedenen Factoring-Modellen wählen: So übernimmt der Anbieter beim Full-Service-Factoring das komplette Debitorenmanagement des Labors. Will das Labor selbst Teile des Forderungsmanagements behalten, kann es Inhouse-Factoring nutzen. Beim Ausschnitts-Factoring wird nur ein Teil der Kundinnen und Kunden in das Factoring einbezogen.

Der typische Ablauf

Der Zahnarzt oder die Zahnärztin beauftragt das Labor mit einer zahntechnischen Leistung.
Das Labor fertigt die Arbeit und erstellt eine Rechnung.
Die Rechnungen an einen Zahnarzt oder eine Zahnärztin werden zu einer Sammelaufstellung gebündelt.
Die Sammelaufstellung geht an den Zahnarzt bzw. die Zahnärztin und (in Kopie) an den Factor – ohne Patientenbezug, also datenschutzkonform.
Der Factor überweist in der Regel 90% des Betrags am nächsten Werktag an das Labor. Für das Labor ist es rechtlich so, als hätte der Zahnarzt oder die Zahnärztin selbst direkt bezahlt.
Der Zahnarzt bzw. die Zahnärztin hat meist bis zu 90 Tage – ggf. auch bis zu 180 Tage – Zeit, an den Factor zu zahlen.
Hat er oder sie gezahlt, werden die restlichen 10% an das Labor ausbezahlt.

Zunehmend digital

Digitales Factoring ist die moderne Weiterentwicklung des klassischen Factorings – mit dem Ziel, Abläufe zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Labore administrativ zu entlasten. Heute kann der komplette Prozess digital abgebildet werden: Rechnungen und Sammelaufstellungen werden direkt aus der Laborsoftware oder über digitale Schnittstellen generiert und an den Factor übermittelt. Auch die Auszahlung und das Mahnwesen laufen automatisiert. Zudem hat das Labor jederzeit Überblick über offene Posten, Zahlungseingänge, Mahnstatus und die eigene Liquiditätslage.

Solche digitalen Factoring-Lösungen sind bewusst niederschwellig konzipiert. Man braucht keine eigene IT-Abteilung, keine umfassende Schulung, keine Spezialsoftware. Viele Anbieter setzen auf benutzerfreundliche, oft über den Internetbrowser erreichbare Oberflächen und klare Prozesse, die intuitiv bedienbar sind und sich direkt in bestehende Prozesse integrieren lassen.

Beispiel: Factoring in der Praxis

Ein mittelständisches Dentallabor beliefert regelmäßig über 50 Zahnarztpraxen mit zahntechnischen Arbeiten. Trotz stabiler Auftragslage geriet das Unternehmen im Laufe der Zeit zunehmend unter Liquiditätsdruck: Viele Praxen zahlten erst nach mehreren Wochen. Einige Kunden baten zudem um individuelle Zahlungsvereinbarungen. Es wurde immer schwieriger, Fixkosten zu stemmen und gleichzeitig wichtige Investitionen in neue Geräte zu tätigen. Zudem wurde das Mahnwesen nur zurückhaltend betrieben. Die Folgen: aufgestaute Außenstände und wachsender Verwaltungsaufwand.

Um diesen Aufgaben zu begegnen, entschied sich das Labor für Full-Service-Factoring. Die Auswirkungen waren deutlich: Das Unternehmen konnte seine Liquidität stabilisieren, Zahlungsausfälle minimieren und seine interne Buchhaltung entlasten. Gleichzeitig blieb die Kundenbeziehung geschont. Investitionen und betriebliche Planungen lassen sich seither sicherer und strategischer umsetzen.

Voraussetzungen für Factoring

Damit ein Dentallabor Factoring nutzen kann, müssen einige grundlegende Bedingungen erfüllt sein:

Die zahntechnische Leistung muss vollständig erbracht sein.
Forderungen dürfen nicht bereits abgetreten oder verpfändet sein.
Labor und Zahnarztpraxis müssen wirtschaftlich solide aufgestellt sein.
Je nach Anbieter können Jahresumsätze ab ca. 50.000 Euro erforderlich sein.
Der Kundenstamm sollte möglichst breit gestreut sein.

Neben diesen grundlegenden Voraussetzungen spielt auch die Wahl des passenden Factoring-Anbieters eine zentrale Rolle. Professionelle Factoring-Gesellschaften sind in der Regel Mitglied eines Branchenverbands wie dem Bundesverband Factoring für den Mittelstand (BFM) – ein klares Zeichen für Seriosität und fachliche Kompetenz. Solche Verbände halten ihre Mitglieder regelmäßig über gesetzliche Änderungen und Anforderungen auf dem Laufenden und bieten gezielte Unterstützung bei deren Umsetzung