Digital gründen – aber bitte ohne die Patientenkommunikation zu vergessen

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Die Gründung oder Übernahme einer Zahnarztpraxis gehört zu den bedeutendsten Schritten im Berufsleben von Zahnärzt/-innen. Standortwahl, Finanzierung, Ausstattung und Teamaufbau sind zentrale Herausforderungen. Doch ein wesentlicher Erfolgsfaktor wird häufig unterschätzt: die konsequente Digitalisierung von Anfang an. Patient/-innen erwarten heute reibungslose Abläufe: Online-Terminbuchungen, digitale Kommunikation und schnelle Erreichbarkeit sind längst Standard. Gleichzeitig stellen gesetzliche Vorgaben wie die Telematikinfrastruktur (TI), eAU und eRezept sowie Datenschutzanforderungen hohe Anforderungen an eine stabile und sichere IT-Infrastruktur. Wer hier frühzeitig auf digitale Prozesse setzt, schafft Struktur, spart Zeit und steigert die Patientenzufriedenheit.

Digitalisierung als strategischer Vorteil

Gerade Gründer/-innen haben die Möglichkeit, ihre Praxis von Beginn an effizient, skalierbar und patientenzentriert aufzubauen – ohne Altlasten analoger Systeme. Die Bundeszahnärztekammer empfiehlt, bereits in der Planungsphase auf digitale Patientenprozesse zu setzen, um Potenziale von Anfang an zu nutzen [1].

Digitale Anamnesebögen, Einverständniserklärungen und der Dokumentenupload vor dem Termin sparen Zeit am Empfang und erleichtern die Dokumentation. Moderne Praxisverwaltungssysteme (PVS) ermöglichen die direkte Integration dieser Daten in die Patientenakte und schaffen eine strukturierte Patientenaufnahme. Auch die Anbindung an die TI sollte frühzeitig eingeplant werden, um gesetzliche Anforderungen wie eAU und eRezept problemlos umzusetzen [2]. Zudem wird eine stabile IT-Struktur benötigt, bestehend aus Cloud-Systemen, automatisierten Backups und verschlüsselter Datenspeicherung [3].

Doch was wird oft vergessen?

Viele Praxisgründer/-innen investieren in moderne IT, vergessen dabei jedoch einen entscheidenden Bereich: Die digitale Patientenkommunikation und Rezeptionsarbeit.

Die schönste digitale Infrastruktur verliert ihren Wert, wenn:

• Anrufe nicht angenommen werden können, weil das Team überlastet ist,
• Patient/-innen bei Terminänderungen lange warten müssen,
• E-Mails unbeantwortet bleiben oder Befunde nicht zeitnah versendet werden,
• die Online-Terminbuchung fehlt oder kompliziert ist.

Gerade am Telefon entstehen der erste Eindruck und die emotionale Bindung zwischen Patient/-innen und Praxis. Wird hier nicht digital unterstützt, startet die Praxis mit einem schlechten Service und unzufriedenen Patient/-innen – trotz aller Digitalisierung im Hintergrund.

Warum eine digitale Rezeption und KI-Telefonassistenz entscheidend sind

Das Telefon ist oft der größte Flaschenhals in Zahnarztpraxen besonders in der Gründungsphase mit kleinem Team. Hier können Online-Rezeptionen und KI-basierte Telefonassistenten den Unterschied machen. Wie zum Beispiel die Online-Rezeption und der KI-gestützte Telefonassistent von Docmedico, der Anrufe entgegennimmt, strukturiert und priorisiert weiterleitet.

Diese Lösungen stellen sicher, dass Patient/-innen von Anfang an betreut werden. So berichtet eine Anwenderin im Nachgang ihrer Praxisgründung: „Digitalisierung war für uns der Gamechanger – aber nur mit Fokus auf Kommunikation. Wir haben unsere Praxis mit Cloud-PVS und digitaler Anamnese aufgebaut, aber erst als wir den KI-Telefonassistenten eingerichtet und die Online-Terminbuchung aktiviert haben, wurde unser Team wirklich entlastet.“

Fazit

Die Gründung einer Zahnarztpraxis bietet die Chance, Prozesse von Beginn an effizient und digital aufzubauen. Digitalisierung ist dabei heute kein optionaler Luxus mehr, sondern eine notwendige Grundlage für eine strukturierte, rechtssichere und patientenfreundliche Praxisorganisation. Echte Digitalisierung beginnt dort, wo Patient/-innen die Praxis erleben: an der Rezeption! Wer auf Digitalisierung in der Patientenkommunikation setzt und eine unterstützende, empathische digitale Rezeptionsarbeit integriert, entlastet nicht nur das Team, sondern schafft von Beginn an ein positives Patientenerlebnis – und damit die Grundlage für eine nachhaltige und erfolgreiche Praxisentwicklung.

Quelle:
Docmedico GmbH