Zeitmanagement in der Praxis

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Da zeitlicher Aufwand eher akzeptiert als hinterfragt wird, sollte die Frage, wie sich unsere Art der Kommunikation auf unser Zeitmanagement auswirkt einmal genauer betrachtet werden. Dabei ist der finanzielle Aspekt nicht zu unterschätzen, da jede Art der Kommunikation Zeit und somit Geld kostet. Aber wissen wir eigentlich, wie hoch der zeitliche und damit finanzielle Aufwand in der täglichen Arbeit ist? Kennen wir eigentlich die größten „Zeitfresser“? Hierzu müssen einige Fragen gestellt (und beantwortet) werden. Zeitfresser werden als unnötige Arbeitsschritte und Kommunikationsaktionen beschrieben, die vermeidbar sind, wie z.B.

überflüssige Arbeitsschritte aufgrund von falscher/unvollständiger Information oder Missverständnissen,
zu häufiges Nachfragen aufgrund von ungenauer oder unvollständiger Information,
kein geregelter Workflow,
Absprachen werden nicht eingehalten („Verweigerung“),
Übergaben laufen „nicht rund“,
Ansprechpartner kennen sich nicht oder nicht gut genug aus,
Arbeitsaufträge sind nicht eindeutig,
Dokumentation ist mangelhaft,
fehlende Unterlagen,
schlechte Zusammenarbeit im Team,
EDV-Möglichkeiten werden nicht ausgeschöpft.

Meine Erfahrung aus hunderten Gesprächen zu diesem Thema zeigt nahezu überall das gleiche Bild. Es wird zu viel Zeit für Kommunikation verbraucht und diese Zeitwerte werden von fast jedem, mit dem ich gesprochen habe, auf 30 bis 45 Minuten täglich beziffert. Da diese Kommunikation immer zwei Personen betrifft, ist dieser Zeitwert auch noch zu verdoppeln. Insofern können wir von einem Zeitverlust von bis zu 1,5 Stunden je Tag ausgehen. Bei 200 Arbeitstagen sprechen wir von 350 (bezahlten) Stunden, die durch ungenaue Kommunikation verloren gehen. Das Problem ist, dass diese Zeitwerte nicht dokumentiert werden und somit nicht auffallen. Hinzu kommt, dass dieser Zustand mittlerweile überall akzeptiert wird. Zeitfresser entstehen also durch Informationslücken, unstrukturierten Workflow und Defizite in der Teamarbeit. Das wiederum führt dazu, dass Arbeitsergebnisse unter den Möglichkeiten bleiben, Termine nicht eingehalten werden können, im Team eine schlechte Stimmung herrscht und betriebswirtschaftliche Verluste auftreten.

Lückenlose Dokumentation spart Zeit

Einer der größten Zeitfresser in der Kommunikation zwischen Dentallaboren und Zahnarztpraxen ist eine fehlende oder fehlerhafte Dokumentation. Eine lückenlose Dokumentation während der gesamten Wertschöpfungskette von der Diagnose (Bestandsaufnahme) bis zur Abrechnung des Zahnersatzes ist daher unerlässlich.

Im Idealfall wickelt man den gesamten Dokumentationsprozess digital über die in Praxis und Labor verwendeten Software-Lösungen ab. In diesem Fall tragen alle Beteiligten ihre Arbeitsschritte zeitnah in die Software ein. Die Zahnarztpraxis übermittelt die Daten aus ihrer Software an das Dentallabor, das die Daten wiederum in die eigene Software übernimmt. So kann eine lückenlose Dokumentation entstehen, auf deren Basis die Abrechnung erstellt werden kann.

Zeitfresser durch verbesserte Kommunikation vermeiden

Ein weiterer großer Zeitfresser in Dentallaboren und Zahnarztpraxen ist eine fehlende oder schlechte Kommunikation. Dies kann sowohl die interne als auch die externe Kommunikation betreffen. Allein die reine „Informationsbeschaffung“ benötigt durchschnittlich pro Tag 30 bis 45 Minuten je Verwaltungskraft. Dieser Zeitwert muss allerdings in der Regel verdoppelt werden, da üblicherweise zwei Personen am Gespräch beteiligt sind. Im Zusammenhang mit den entstehenden Kosten sollte man zunächst einen Blick auf die allgemeine wirtschaftliche Situation der Zahnarztpraxen und Dentallabore werfen, die sich in jüngster Vergangenheit in vielerlei Hinsicht stetig verschlechtert hat. Gründe dafür sind z.B.

allgemeine Inflation,
Preissteigerungen z.B. bei Material und Personal,
geringere Produktivität (z.B. durch weniger Mitarbeiter/-innen bzw. weniger Arbeitsstunden, kürzere Öffnungszeiten etc.),
längere Beratungszeiten durch veränderte Patientenstruktur,
mehr gesetzlich versicherte und weniger privat versicherte Patienten/-innen (Mischkalkulation verändert sich),
Patienten/-innen haben weniger Geld und verzichten deshalb auf höherwertige Versorgungen,
Notwendigkeit von Investitionen in neue Technologien, um mit den Mitbewerbern/-innen Schritt halten zu können.

Die Konsequenz daraus ist, dass den Zahnärzten/- innen und Laborinhabern/-innen immer weniger Umsatz zur Deckung immer höherer Kosten zur Verfügung steht.

Wenn der Auftrag von der Zahnarztpraxis ins Dentallabor geht, können sich schon die ersten Rückfragen ergeben. Häufige Gründe für Rückrufe bei Auftragszetteln sind

Versicherungsstatus (GKV/PKV) bzw. Versorgungsart (Regelversorgung/gleichartige Versorgung/andersartige Versorgung) fehlt,
Zahnfarbe fehlt,
Termine fehlen,
Auftragsbeschreibung unvollständig oder unklar,
Material fehlt,
Abformung ungenau,
Scan ungenau,
Unterlagen unvollständig,
Unterlagen ungenau (z.B. Bissnahme, Gesichtsbogen),
Auftrag weicht von der Planung ab.

Deshalb empfiehlt sich die Verwendung von Checklisten, die von der Zahnarztpraxis vor dem Versenden abgehakt und vom Dentallabor beim Empfang oder bei Abholung durch einen/eine Laborboten/-in kontrolliert werden. Solche Checklisten sollten den Patientennamen, Versichertenstatus, Arbeitsauftrag/Art des Zahnersatzes, Angaben zum Material und Zahnfarbe, den genauen Termin und Datum, Praxisstempel sowie Unterschrift des Arztes/der Ärztin enthalten. Diese Vorgehensweise bietet den Vorteil, dass dieAuftragsabwicklung reibungsloser verläuft, Rückfragen entfallen und sich somit sowohl Praxis als auch Labor „Zeitfresser“ ersparen.

Obwohl in der Zahnmedizin und Zahntechnik digitale Behandlungs- und Herstellungsmethoden immer mehr an Bedeutung gewinnen und sich ständig weiterentwickeln, wird in der Kommunikation noch relativ wenig auf digitale Medien zurückgegriffen. Dabei unterstützen diese zusätzlichen Möglichkeiten eine reibungslosere Kommunikation, wie beispielsweise

digitale Datenübermittlung (Aufträge, digitale Abdrücke, Fotos, Kostenvoranschläge, Rechnungen…),
Verknüpfung der Softwaresysteme (z.B. Dentallabor kann Daten der Zahnarztpraxis in die eigene Software übernehmen),
digitale Technikerzettel (z.B. in der Laborsoftware oder auf Tablets),
Auftragsbesprechungen über Online-Meetings (z.B. Zoom, GoToMeeting, Teams…) Vorteil: durch Mikro- und Kamerafunktion kann man Objekte und Bilder zeigen und zeitgleich auftragsbezogene Fragen/Probleme klären.

Digitale Kommunikationsformen können zeitsparend sein und die relevanten Informationen schnell und gebündelt übermitteln. Wenn es gut läuft, entfallen auch zeitraubende Rückfragen. Um die Kommunikation zu verbessern und Zeitverluste zu vermindern, sollten folgende Bereiche optimal aufgestellt sein:

Software: optimales Einrichten der Software/alle Möglichkeiten nutzen, die die Software bietet/Prozesse automatisieren
Personal: Aufgaben/Zuständigkeiten/Verantwortlichkeiten festlegen
Dokumentation: alle relevanten Informationen sofort schriftlich fixieren/Formulare und Checklisten entwickeln und verwenden
interne Kommunikation: interne Kommunikationsstrukturen entwickeln und einhalten/Arbeitsorganisation optimieren
externe Kommunikation: feste Kommunikationsstrukturen zwischen Zahnarztpraxis und Dentallabor entwickeln und einhalten/Formulare und Checklisten erstellen und verwenden

Typische Zeitfresser erkennen und beseitigen

Telefonate

Häufige und lange Telefonate während der Arbeitszeit stellen einen erheblichen Zeitaufwand dar. Jedes Telefonat unterbricht Ihren Arbeitsablauf und führt zu einem Verlust an Produktivität, da Sie Zeit benötigen, um wieder in Ihre Aufgaben einzutauchen. Darüber hinaus können häufige Unterbrechungen zu einer erhöhten Stressbelastung führen und Ihre Konzentration beeinträchtigen. Dies kann sich negativ auf die Qualität Ihrer Arbeit auswirken und langfristig zu Überlastung führen.

Verzichten Sie auf vermeidbare private Kontakte und Nutzung sozialer Medien während der Arbeitszeit, um Ihre beruflichen Pflichten nicht zu vernachlässigen.
Überlegen Sie genau, wann Sie erreichbar sein müssen und wann nicht.
Planen Sie ungestörte Arbeitszeiten ein, um konzentriert arbeiten zu können.
Beschränken Sie sich auf Aufgaben, die zu Ihrem Aufgabenbereich gehören.
Beenden Sie Gespräche kurz und bündig, wenn Sie keine Zeit haben.

Zielsetzung

Fehlende Zielsetzung und Priorisierung sind häufige Herausforderungen im Alltag. Oftmals werden sie mit Ausreden wie „keine Zeit für Planung“ oder „Fehler sind sowieso unvermeidlich“ gerechtfertigt. Dabei kann eine klare Zielsetzung und Priorisierung helfen, erfolgreicher zu sein, Fehler zu vermeiden und Stress abzubauen. Indem Sie sich Ziele setzen, schaffen Sie einen klaren Fokus und können Ihre Energie gezielt einsetzen. Eine gute Planung ermöglicht es Ihnen, Ihre Aufgaben effizienter zu erledigen und unnötigen Stress zu vermeiden. Zudem können Sie Ihre Fortschritte besser verfolgen und Erfolge feiern. Häufige Hindernisse bei der Zielsetzung sind die Angst vor Verpflichtungen und Schwierigkeiten bei der Priorisierung von Aufgaben. Doch mit etwas Übung und den richtigen Strategien können Sie diese Hürden überwinden. Nehmen Sie sich die Zeit für eine gründliche Planung. Eine gut durchdachte (Tages-)Planung kann Ihnen viel Zeit und Energie sparen. Wer weiß, was er tun soll, ist einmal erfolgreich. Wer weiß, warum er etwas tut, ist immer wieder erfolgreich.

Zu viele parallele Aufgaben/Tätigkeiten

Ein überfüllter Schreibtisch und ein chaotischer Arbeitsplatz können schnell zu Stress und Überforderung führen. Doch woran liegt das? Häufige Ursachen für Desorganisation sind:

Der Wunsch, alles selbst zu erledigen: Sie möchten unentbehrlich sein und übernehmen deshalb zu viele Aufgaben.
Angst vor Kontrollverlust: Sie haben Angst, etwas Wichtiges zu vergessen und versuchen deshalb, alles im Blick zu behalten.
Prokrastination: Sie schieben unangenehme Aufgaben auf und treffen keine Entscheidungen.
Fehlende Planung: Ohne klare Ziele und Prioritäten verlieren Sie schnell den Überblick.

Indem Sie sich klare Ziele setzen, Ihre Aufgaben priorisieren und einen strukturierten Tagesablauf einführen, können Sie mehr Ordnung in Ihr Arbeitsleben bringen. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, delegieren Sie Aufgaben und lernen Sie, nein zu sagen. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz und eine klare Struktur helfen Ihnen dabei, produktiver zu arbeiten und weniger gestresst zu sein.

Quicktipps für klare Kommunikation und effizientes Arbeiten

– Bevor Sie z.B. Rechnungen schreiben, achten Sie darauf, dass Ihnen alle relevanten Informationen und Dokumente vorliegen: genauer Auftrag mit allen benötigten Angaben, HKP/Kostenvoranschlag, vollständig und richtig ausgefüllter Technikerzettel aus dem Praxislabor.
– Richten Sie Ihre Verwaltungssoftware im Vorfeld optimal ein, indem Sie BEL- und BEB-Positionen einpflegen, Preise eingeben, Leistungsketten/Abrechnungskomplexe anlegen und Möglichkeiten digitaler Datenübermittlung und -übernahme nutzen.
– Richten Sie sich einen festen Workflow ein.
– Strukturieren Sie Ihre Arbeit.
– Automatisieren Sie Prozesse.
– Verwenden Sie Checklisten.
– Digitalisieren Arbeitsschritte und Dokumente.
– Verzetteln Sie sich nicht, priorisieren Sie Aufgaben und führen sie konsequent nacheinander bis zum Ende durch.
– Kontrollieren Sie Ihre Dokumente/Rechnungen, bevor Sie sie versenden.
– Setzen Sie auf Teamwork. Ihre Arbeitsergebnisse hängen auch von einer reibungslosen Zusammenarbeit mit internen Kollegen und externen Partnern ab.
– Sorgen Sie für eine lückenlose Dokumentation.
– Stellen Sie eine vollständige und zeitnahe Informationsübermittlung sicher.
– Klären Sie Probleme immer sofort.
– Bestimmen Sie Zuständigkeiten.
– Digitalisieren Sie Kommunikationswege (z.B. Zahnarztpraxis – Dentallabor).
– Konzentrieren Sie sich auf Ihre Arbeit, lassen Sie sich nicht ablenken und beseitigen Sie Störfaktoren (Handy aus!).

Delegation

Um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, ist es wichtig, Aufgaben zu delegieren. Nicht jede Aufgabe muss zwingend von Ihnen selbst erledigt werden. Durch eine gezielte Aufgabenverteilung können Sie Ihre Zeit besser nutzen und sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren. Indem Sie Aufgaben an Ihre Kollegen/-innen delegieren, fördern Sie nicht nur deren Eigenverantwortung und Kompetenzen, sondern stärken auch die Zusammenarbeit im Team. Fehler können durch regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen vermieden oder reduziert werden.

Eine flexible Aufgabenverteilung ermöglicht es Ihnen, auf Veränderungen schnell und effektiv zu reagieren. So können Sie beispielsweise bei Personalengpässen Aufgaben neu verteilen oder bei Bedarf zusätzliche Unterstützung anfordern. Durch regelmäßige Feedbackgespräche können Sie sicherstellen, dass die Aufgaben korrekt erledigt werden und Ihre Mitarbeiter/-innen sich wertgeschätzt fühlen. Fördern Sie einen offenen und respektvollen Umgang miteinander, um ein positives Arbeitsklima zu schaffen.

Wer macht was?

Unklare Zuständigkeiten können in Zahnarztpraxen und Dentallaboren zu erheblichen Problemen führen. Wenn nicht klar definiert ist, wer für welche Aufgaben zuständig ist, kann das zu folgenden Problemen führen:

Verwirrung und Frustration: Mitarbeiter/-innen wissen nicht genau, was von ihnen erwartet wird und fühlen sich möglicherweise überfordert oder unterfordert.
Doppelarbeit: Aufgaben werden mehrfach erledigt, weil sich niemand sicher ist, wer dafür zuständig ist.
Fehlende Verantwortungsübernahme: Mitarbeiter/-innen scheuen sich davor, Entscheidungen zu treffen, da sie Angst haben, Fehler zu machen.
Konflikte: Es kommt zu Konflikten zwischen Mitarbeitern/-innen, wenn sich mehrere Personen für dieselbe Aufgabe zuständig fühlen.

Um diese Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, klare Verantwortlichkeiten zu definieren. Jeder/jede Mitarbeiter/-in sollte wissen, welche Aufgaben zu seinem/ihrem Aufgabenbereich gehören und welche Befugnisse er/sie hat.

Fazit

Neben einer fehlerhaften Dokumentation zählt die schlechte Kommunikation zu einem der größten „Zeitfresser“ in Zahnarztpraxen und Dentallaboren. Zeitverluste kosten jeden Tag viel Geld. Dennoch werden die damit verbundenen finanziellen Einbußen stark unterschätzt, da die „verlorene Arbeitszeit“ nicht erfasst wird. Durch lückenlose Dokumentation und verbesserte Kommunikation können Arbeitsabläufe optimiert und Zeitfresser langfristig vermieden werden.