Praxisgründung – gängige Fallstricke direkt umgehen

Im Vorfeld der Praxisgründung gibt es sehr viele Themen, die gut überlegt sein wollen. Startpunkt ist allerdings immer der Ort der Niederlassung. Das kann bewusst die ländliche Gegend sein oder die Innenstadtlage mit vielen jungen Familien. Alles hat seine Vor- und Nachteile. Letztendlich muss das Behandlungsangebot zum Standort passen, womit wir beim nächsten Punkt wären. Denn hochrelevant ist auch das Wettbewerbsumfeld.

Am gewählten Standort eine von vielen Praxen zu sein, macht den Start unnötig schwer und zudem in Bezug auf Marketingaktionen teuer, während das Besetzen einer Nische sehr lukrativ sein kann. Bei der Standortanalyse kann beispielsweise das Dental Depot Ihres Vertrauens beratend miteinbezogen werden ebenso wie zur Planung der Räumlichkeiten und bezüglich der Auswahl der richtigen Gerätschaften und Praxisausstattung. Durch die umfangreiche Unterstützung entsprechender Spezialisten wird gemeinsam die beste Lösung für das jeweilige Bedürfnis gefunden. Zudem ist durch den Einbezug eines guten Depots auch bei technischen Herausforderungen ein schneller und zuverlässiger Support gewährleitet. Dasselbe gilt selbstverständlich auch für die Beschaffung der benötigten Verbrauchsmaterialien.

Punkt drei, nach Festlegung des Praxisstandorts und des Behandlungsangebotes, ist die Kostenplanung. Welche Kosten werden entstehen, und wer wird die Praxis am Ende finanzieren? Die Kostenhöhe ist vor allem von der Praxisgröße, also der Anzahl der zukünftigen Behandlungszimmer, und der allgemeinen Ausstattung, abhängig. Hier ist u.a. wichtig zu klären, wie der perspektivische Mietvertrag aussehen soll und wer welche Kosten übernimmt etc. Spätestens hier ist es ratsam, das Dental Depot des Vertrauens, den fachkundigen Steuerberater sowie den Berufsrechtler miteinzubeziehen.

Neugründung oder Übernahme

Grundlegend stellt sich bei einer Praxisgründung auch die Frage nach Neugründung oder Praxisübernahme. Eine Neugründung erfordert einen höheren Aufwand und eine genauere Planung. Hierbei bestehen hohe Risiken, da es keine Erfahrungswerte hinsichtlich des Standorts, des Personals und Leistungsangebots gibt. Allerdings haben Gründer/-innen hier auch die Chance, eine Praxis ganz nach ihren Vorstellungen und Bedürfnissen aufzubauen.

Die Übernahme einer Praxis ist deutschlandweit die gängigste Form der Existenzgründung in Bezug auf Mediziner/-innen. Etwa 60% aller Gründer/-innen entscheiden sich dafür. Das Finanzierungsvolumen liegt bei der Praxisübernahme deutlich unter jenem von Praxisneugründungen. Daneben sind auch finanzielle Prognosen dank der Daten des Vorgängers möglich und man profitiert zudem von gut eingeführtem Personal, einer bestehenden Infrastruktur und einem vorhandenen Patientenstamm.
Entscheidet man sich für eine Praxisübernahme, gilt es sich in jedem Fall sämtliche Arbeitsverträge der Praxis vorlegen zu lassen. Nur so ist einzuschätzen, welche Verbindlichkeiten auf den/die Gründer/-in zukommen. Denn mit der Übernahme der Praxis geht auch nach § 613a Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) das Praxispersonal mit über, sofern dieses nicht widerspricht.

Ein besonderes Augenmerkt sollte immer auf die arbeitsrechtliche Ausgestaltung für den Krankheitsfall und die Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter/-innen gelegt werden. Die Verwendung von Musterverträgen mag auf den ersten Blick modern und kostengünstig erscheinen, doch sie bieten weder persönliche Wertschätzung noch Individualität. Ein fachgerecht und individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittener Arbeitsvertrag hingegen gewährleistet maximale Rechtssicherheit für beide Seiten. Klare Regelungen beugen Streitigkeiten vor und unterstreichen die Seriosität Ihres Unternehmens.

Einzelpraxis, Praxisgemeinschaft oder Berufsausübungsgemeinschaft?

Diese Entscheidung sollte nicht nur auf finanziellen Aspekten wie Synergieeffekten basieren, sondern auch die Persönlichkeitsstruktur und Bedürfnisse des einzelnen Arztes berücksichtigen. Eine Berufsausübungsgemeinschaft bietet im Vergleich zur Einzelpraxis größere Flexibilität bei der Arbeits- und Freizeitgestaltung sowie einen intensiveren Erfahrungsaustausch. Allerdings können Konflikte bei der Kostenverteilung auftreten, und die Entscheidungsfreiheit kann eingeschränkt sein. Alternativ ist zu überlegen, ob eine Praxisgemeinschaft, in der Räumlichkeiten, Technik und Personal gemeinsam genutzt werden, besser den eigenen Bedürfnissen gerecht wird. Fällt die Entscheidung auf eine Praxisgemeinschaft oder Berufsausübungsgemeinschaft, sollte man besondere Sorgfalt auf die Auswahl der Praxispartner legen. Gemeinsame Ziele und Wertvorstellungen sollten hier klar definiert sein.

Praxismietvertrag

Der Standort einer Praxis spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg und somit auch für den ideellen Wert des Unternehmens. Plant man, die Praxis in gemieteten Räumlichkeiten einzurichten, gilt es, den Mietvertrag vor der Unterschrift sorgfältig zu prüfen.

Aufgrund der typischerweise langen Laufzeit hat der Praxismietvertrag eine überragende wirtschaftliche Bedeutung und stellt regelmäßig den Vertrag mit der höchsten Investitionssumme dar. Ungünstige Klauseln in Mietverträgen bedeuten für Praxisinhaber/-innen ein beträchtliches Risiko. Denn im gewerblichen Mietrecht greifen viele der aus der Wohnraummiete bekannten Schutzrechte zugunsten von Mietern nicht und können vertraglich ausgeschlossen werden. Um unliebsame Überraschungen bei der Erweiterung, dem Verkauf oder der Fortführung der Praxis zu vermeiden, sollte die Vertrag möglichst viele Klauseln für Worst-Case-Szenarien enthalten. Die wichtigsten Regelungen im Praxismietvertrag sind unter anderem Regelungen zur Laufzeit und möglichen Verlängerungsoptionen, Nachfolgeklauseln im Falle des Praxisverkaufs, Loslösungsmöglichkeiten bei Tod oder Berufsunfähigkeit etc., eindeutige Rückbauverpflichtungsklauseln und eine Konkurrenzschutzklausel.

Steuerliche Aspekte

Einkommensteuer, Gewinnermittlungsarten, Steuererklärung: Da das Steuerrecht in der Ausbildung eines Zahnarztes keinerlei Rolle spielt, sind für die meisten Gründer/-innen verständlicherweise bereits die steuerlichen Basics komplettes Neuland. Am Ende steht die Kernaussage, dass die persönliche Einkommensteuer auf das persönlich zu versteuernde Einkommen zu zahlen ist. In das zu versteuernde Einkommen fließt u.a. der Gewinn aus der Praxis, der bei einer Einzelpraxis direkt ermittelt werden kann, während bei Berufsausübungsgemeinschaften der Gewinn entsprechend der vereinbarten Gewinnverteilung zugeteilt werden muss. Zur Ermittlung des Praxisgewinns gibt es mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gem. § 4 Abs. 3 EstG und dem sog.

Betriebsvermögensvergleich (Bilanzierung) gem. § 4 Abs. 1 EStG zwei Gewinnermittlungsarten für Freiberufler, die zwischen den beiden Varianten wählen dürfen. Wesentlicher Unterschied ist, dass für die EÜR, abgesehen von wenigen Ausnahmen, das Zu- und Abflussprinzip für Betriebseinnahmen und -ausgaben gilt. Das bedeutet, dass Betriebseinnahmen bei Geldeingang und Betriebsausgaben bei Zahlung in der Gewinnermittlung berücksichtigt werden. Praktisches und wesentliches Beispiel sind KZV-Zahlungen, die dem Zahnarzt zeitverzögert zur erbrachten Leistung zufließen. Während bei der Bilanzierung der Umsatz bereits zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gewinnwirksam erfasst wird, sind die KZV-Zahlungen bei der EÜR erst mit Zahlungseingang steuerlich zu erfassen, auch wenn die Behandlung bereits Monate zurückliegt. Aufgrund der einfacheren und kostengünstigeren Handhabung überwiegt in der Praxis die Einnahme-Überschuss-Rechnung als Gewinnermittlungsart.

Die steuerliche Gewinnermittlung ist im Rahmen der Einkommensteuererklärung bei dem zuständigen Finanzamt einzureichen. Ob der Gewinn teilweise in der Praxis verbleibt oder per Privatentnahme in das Privatvermögen überführt wird, ist für die steuerliche Belastung irrelevant.

Steuertipp:

Zwar ist grundsätzlich ein Wechsel zwischen den Gewinnermittlungsarten nicht uneingeschränkt möglich, doch kann bei Neugründungen die Gewinnermittlung bereits nach einem Jahr gewechselt werden. Daher sollte im Einzelfall geprüft werden, ob es steuerlich und wirtschaftlich sinnvoll ist, im ersten Jahr die Bilanzierung zu wählen und somit Gewinne in den Anfangszeitraum zu verlagern, in dem den Gewinnen hohe Anfangsinvestitionen gegenüberstehen und der persönliche Steuersatz noch nicht dem Spitzensteuersatz entspricht. Im zweiten Jahr kann dann gegebenenfalls zur EÜR gewechselt werden, sollte sich herausstellen, dass es für die Praxis von Vorteil ist.

Einkommensteuervorauszahlungen

Ein sehr wichtiger Punkt bei der Gründung einer Zahnarztpraxis ist es, die Einkommensteuervorauszahlungen im Blick zu haben. Sobald die Praxis Gewinne erwirtschaftet, verlangt das Finanzamt vierteljährliche Vorauszahlungen auf die voraussichtliche Einkommensteuer, die final erst mit der Einkommensteuererklärung bzw. dem zugehörigen Bescheid feststeht. Aufgrund der fehlenden Vorjahreshistorie oder einer zu konservativen Gewinnschätzung, ist es häufig so, dass das Finanzamt im ersten Jahr keine oder zu geringe Vorauszahlungen fordert.

Dies führt dazu, dass Gründer nicht selten im späteren Einkommensteuerbescheid von hohen Nachzahlungen überrascht werden, sofern keine ausreichende Planung und Vorsorge mit dem betreuenden Steuerberater stattgefunden haben. Denn die Steuererklärung für das erste Jahr muss erst im übernächsten Jahr abgegeben werden. Wird dann eine höhere Steuerschuld festgestellt, werden neben der Nachzahlung für das erste Jahr auch gleich noch die Vorauszahlungen für das zweite und dritte Jahr nachträglich hochgesetzt und eingefordert. Um die Liquidität der Praxis zu sichern, ist eine regelmäßige Überprüfung der Vorauszahlungen unerlässlich.

Sollte sich der zu erwartende Gewinn erheblich ändern, können die Vorauszahlungen während des Jahres durch den Steuerberater angepasst werden. Entscheidend ist, dass das Gespräch zwischen Zahnarzt und Steuerberater regelmäßig stattfindet und die Einnahmen und Zahlungsbelege zeitnah in der BWA erfasst werden. Das ist heute bereits alles digital möglich, so dass bei den Gründern weniger Arbeit entsteht.

Umsatzsteuerliche Besonderheiten u.v.m.

Grundsätzlich sind zahnärztliche Leistungen gemäß § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Dies bedeutet, dass Zahnarztpraxen keine Umsatzsteuer auf ihre Leistungen erheben müssen. Dennoch gibt es Ausnahmen, bei denen die Umsatzsteuerpflicht mit 7% oder 19% greift. Beispielhaft können hier Leistungen wie ein echtes Eigenlabor (7%), kosmetisches Bleaching oder Zahnschmuck (19%) genannt werden. Auch in diesen Fällen ist eine gute Abstimmung mit der Steuerkanzlei wichtig und empfehlenswert, um die Zahlungseingänge und Rechnungsbelege den richtigen Konten zuordnen zu können und den Zahnarzt damit weiter entlasten zu können.

Mit Themen wie Vorsteuerabzug, Kleinunternehmergrenze bei Eigenlabor, Investitionen und Abschreibungen, Steuerliche Förderungen und Zuschüsse, Praxisimmobilien oder Lohnabrechnung der Mitarbeiter etc. gibt es allerdings noch zahlreiche steuerlich relevante Themen, die für Gründer/-innen zu beachten sind. Daher ist eine professionelle und auf Zahnärzte und Zahnärztinnen spezialisierte Begleitung durch eine Steuerkanzlei dringend zu empfehlen.

Strategisches Marketingkonzept

Sind die zukünftigen Räumlichkeiten der Praxis gefunden, steht der Einrichtungsplan und haben Finanzpartner wie auch Steuerberater ihr OK gegeben, kommt die Umsetzungsphase. Nun gilt es, ein strategisches Marketingkonzept für die Personal- und Patientengewinnung vorzubereiten, damit nicht nur die passenden Mitarbeiter/-innen rechtzeitig gefunden und eingestellt werden, sondern auch das Terminbuch frühzeitig mit den Wunschpatienten gefüllt wird. Gerade bei einer Neugründung ist die rechtzeitige Einbindung eines Marketingexperten in der Gründungsphase wichtig, damit die Personalverfügbarkeit und Patientenauslastung zur Praxiseröffnung sichergestellt sind. Die laufenden Kosten für Planung, Einrichtung und Finanzierung erfordern, dass die Praxis schnell und effizient produktiv wird, um unnötigen Kostendruck zu vermeiden.

Warum aber sollten sich Patienten und Mitarbeiter genau für Ihre Praxis entscheiden? Diese Frage klärt die durchzuführende Positionierung der Praxis. Und da ein Großteil der Zahnarztpraxen von außen betrachtet ein nahezu vergleichbares Leistungsangebot haben, ist eine klare Positionierung und Differenzierung zum Wettbewerb für Patient/-innen und Mitarbeiter/-innen besonders wichtig. Die auf die Positionierung aufbauende Marketingstrategie dient als Fahrplan, wann welche Marketingmaßnahmen mit welchen Inhalten über welchen Kanal umgesetzt und verbreitet werden. Zudem ist sie eine wichtige Arbeitsgrundlage für die Marken- und Designentwicklung wie Logo, Schriftarten, Farbwelten sowie für die Gestaltung der Website und Social-Media-Kanäle.

Marketing auch bei Praxisübernahme?

Auch bei einer Übernahme spielt strategisches Praxismarketing eine entscheidende Rolle, um den Übergang reibungslos zu gestalten und die Praxis langfristig erfolgreich zu positionieren. Nahezu alle Patient/-innen und Mitarbeiter/-innen stellen sich bei einem Inhaberwechsel die Frage, was diese Veränderung für den eigenen Alltag oder Arztbesuch mit sich bringen. Oft kommen dabei eher negative Assoziationen auf. Hier ist eine interne und externe Kommunikationsstrategie gefragt, die Patient/-innen und Mitarbeiter/-innen frühzeitig mitnimmt, informiert und langfristig Vertrauen aufbaut, bevor überhaupt negative Gedanken entstehen können.

Fazit

Auf dem Weg in die Selbstständigkeit gibt es eine Vielzahl an Themen, die bedacht und beachtet werden müssen. Mit einem gut durchdachten Konzept steht der erfolgreichen Gründung jedoch nichts im Wege. Wo man nicht auf eigene Erfahrungswerte zurückgreifen kann, lohnt es sich, auf die Beratung durch Experten zurückzugreifen. So kann man sicher sein, gängige Fallstricke, die langfristig, aber auch kurzfristig sehr viel Geld kosten können, sicher zu umgehen.