Warum Praxisteams an ihrer Kommunikation arbeiten müssen

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„In Arzt- und Zahnarztpraxen besteht beim Thema Kommunikation fast immer Handlungsbedarf“, sagt Goth. Nicht, weil es an Austausch oder Engagement fehle, sondern weil Gespräche oft unter hoher Belastung stattfinden. „Unter Druck rutscht Kommunikation schnell in den Autopiloten“, so der Experte. „Man spricht unbedachter, schneller und oft zwischen Tür und Angel miteinander.“ Konflikte entstünden dann vor allem dort, wo Absprachen unklar bleiben, Erwartungen nicht ausgesprochen werden und Zuständigkeiten verschwimmen.

Warnzeichen im Praxisalltag

Das macht sich im Praxisalltag schnell bemerkbar, wie Beratungsgespräche der Polymundo AG zeigen. Typische Warnzeichen, dass die Kommunikation hakt, seien etwa, dass Aufgaben im Team doppelt oder unvollständig erledigt werden, weil Informationen „hängen“ bleiben. Gleichzeitig häufen sich im Patientenkontakt Rückfragen und Beschwerden, während die Anspannung bei den Mitarbeitern steigt. „Ruft dann ein Patient zum dritten Mal an, wird er angepatzt. So kann kaum Vertrauen entstehen“, betont Goth. Zudem komme es bei unklarer Kommunikation häufiger zu lauten Diskussionen am Tresen, die sich bis ins Wartezimmer und unterschwellig auch auf das Arzt-Patienten-Verhältnis auswirken. Dass es bereits gestört ist, merken Ärzte oft schon beim Eintreten ins Behandlungszimmer – wenn der Patient bereits im Vorhinein skeptisch oder verärgert ist.

Kommunikation entlastet

Diese Warnzeichen sollten Praxen als Chance nutzen, ihre Zusammenarbeit gezielt zu verbessern, rät die Polymundo AG. Klare Kommunikation verbessert spürbar Qualität, Effizienz und Teamzufriedenheit – gerade in Stresssituationen. „Wenn Erwartungen ausgesprochen und Absprachen sauber getroffen sind, kehrt mehr Ruhe in die Abläufe ein. Das Stresslevel sinkt, Missverständnisse nehmen ab und klärende Gespräche heben die Stimmung“, betont der Experte. Nach außen profitierten Patienten von mehr Orientierung und Verlässlichkeit. Das stärke Vertrauen und präge die Wahrnehmung der Praxis positiv.

Alltagstaugliche Werkzeuge für MFA und ZFA

Aber wo anfangen? Die Polymundo AG rät Inhabern und Teams dazu, mit konkreten, alltagstauglichen Methoden zu starten. Entscheidend sei weniger „noch mehr zu reden“, sondern Gespräche so zu strukturieren, dass sie auch zwischen Telefonklingeln, Sprechstunde und Notfallpatient Klarheit schaffen. Diese Methoden haben sich im Praxisalltag von MFA und ZFA besonders bewährt:

• Rückmelde-Schleife
  Gerade bei telefonischen Anweisungen oder zwischen Behandlungszimmer und Empfang kommt es unter Druck schnell zu Missverständnissen. Eine kurze Rückmelde-Schleife dient dazu, Klarheit zu schaffen: Die empfangende Person wiederholt kurz in eigenen Worten, was zu tun ist. So wird sofort klar, ob alles richtig verstanden wurde. Dieser Verstehens-Check bietet sich auch im Umgang mit Patienten an.
• Kurzbesprechung vor-während-nach dem Tag
  Praxisteams sollten sich morgens fünf Minuten Zeit nehmen, um sich abzusprechen und die Stimmung zu bereinigen: „Wer übernimmt heute welche Aufgaben? Wo sind Engpässe? Was macht euch zu schaffen?“ Bei Bedarf ist auch ein kurzes Nachjustieren zur Mittagszeit geboten und am Ende des Tages eine kurze Reflexion: „Was lief gut, wo brauchen wir morgen Klarheit?“
• Strukturierte Übergabe an Schnittstellen
  Beim Wechsel zwischen Anmeldung und Behandlungszimmer oder bei Schichtwechseln werden kurz und verbindlich Dringlichkeit, aktueller Stand, offene Aufgaben und Besonderheiten genannt – inklusive Rückfrage, ob alles verstanden wurde. Zurufe ohne Erklärungen wie „Kannst du noch schnell das Labor fertig machen?“ sollten tabu sein.
• Klartext-Regel in der Patientenkommunikation
  Fachbegriffe wie „rezidivierend“ oder „postoperativ“ werden direkt in Alltagssprache übersetzt. Kurze Sätze und eine klare Botschaft sind besonders bei älteren oder verunsicherten Patienten wichtig. Wenn es um Behandlungsoptionen oder organisatorische Fragen geht, werden Vor- und Nachteile transparent erklärt und die Wünsche der Patienten aktiv einbezogen, statt Entscheidungen nur „mitzuteilen“.
• Empathie nicht vergessen
  Gerade wenn der Ton schärfer wird oder Patienten oder Kollegen verunsichert reagieren, hilft ein kurzer Perspektivwechsel: Kurz innehalten, Gefühl benennen, Bedarf klären: „Ich sehe, das verunsichert Sie/Dich – was ist Ihnen/Dir jetzt am wichtigsten?“ So sinkt die Anspannung, Missverständnisse werden seltener und das Gespräch endet mit einem klaren nächsten Schritt.

Kommunikation als Führungsaufgabe

Diese Maßnahmen wirken besonders effektiv, wenn Praxen sie nicht als Einzelmaßnahmen begreifen, sondern als Startpunkt einer neuen Kommunikationsroutine. Führungskräfte sollten grundlegend daran arbeiten, Struktur in die Kommunikation zu bringen, Verständlichkeit zu sichern, Erwartungen zu klären und Konflikte früh zu bearbeiten, bevor sie eskalieren. Voraussetzung dafür ist, dass sich Praxisleitende bewusst machen, dass gute Kommunikation keine Nebensache ist: „Sie ist in Arztpraxen, in denen der Takt oft hoch ist, unentbehrlich“, so Goth. „Wie ein Navigationssystem bei dichtem Nebel: Klare Kommunikation hält den Kurs, wenn es unübersichtlich wird, schafft Klarheit, und macht Abläufe beherrschbar.“ Das reduziert Stress, stärkt das Team und entlastet den Praxisbetrieb spürbar.

Für Praxisleitende sowie MFA und ZFA, die tiefer in das Thema einsteigen möchten, bietet die Polymundo AG am 25. Februar 2026 das kostenlose Webinar „Superkraft Kommunikation in Arzt- und Zahnarztpraxen“ an. Eine Anmeldung ist hier möglich.

Quelle: Polymundo AG