Die Kunst der Kostenstundensatzermittlung

Der Kostenstundensatz bildet die Grundlage für die Kalkulation von Leistungspositionen, die Steuerung der Auftragskosten sowie die Bewertung der Rentabilität eines Auftrages. Um Aufträge und Leistungen effizient planen und durchführen zu können, ist die genaue Ermittlung von entscheidender Bedeutung.

Gleichzeitigt ist es eine komplexe Aufgabe, da diverse Faktoren zu berücksichtigen sind. Dazu gehören unter anderem die direkten Kosten, wie Löhne, Gehälter, jene für Material und Maschinen, aber auch die indirekten Kosten, wie Mieten, Energiekosten und Verwaltungsaufwendungen. Zudem müssen mögliche Sonderfaktoren, wie materialspezifische Preisschwankungen oder besondere Risiken, in die Berechnung einfließen. Dabei bedarf es einer systematischen Vorgehensweise.

Abschließend ist es wichtig, die ermittelten Kostenstundensätze regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, da sich wirtschaftliche Rahmenbedingungen und Kostenstrukturen im Laufe der Zeit ändern können. Nur so ist eine genaue Kalkulation der jeweiligen Leistungen langfristig gewährleistet.

Produktive Arbeitstage

Ein wesentlicher Aspekt bei der Ermittlung des Kostenstundensatzes ist die exakte Berechnung der produktiven Arbeitstage. Arbeitstage spielen eine wichtige Rolle, da sie die Grundlage für die Bestimmung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden bilden. Nachfolgend werden verschiedene Ansätze zur Berechnung der Arbeitstage vorgestellt, um eine präzise Kostenstundensatzermittlung zu ermöglichen.

Eine genaue Berechnungsmethode bezieht die Urlaubstage der Mitarbeiter/-innen mit ein. Hierbei wird die Anzahl der gewährten Urlaubstage pro Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin erfasst und von den Gesamtarbeitstagen abgezogen. Dieser Ansatz ist insbesondere dann relevant, wenn die Mitarbeiter/-innen unterschiedliche Urlaubsansprüche haben oder die Urlaubsplanung innerhalb des Unternehmens variieren kann.

• Erfassung von Krankheitstagen: Um eine noch genauere Kostenstundensatzermittlung zu gewährleisten, kann die Erfassung von Krankheitstagen in die Berechnung einbezogen werden. Krankheitstage führen dazu, dass Mitarbeiter/-innen nicht arbeitsfähig sind und somit nicht zur Produktivität des Unternehmens beitragen. Daher wird die Anzahl der Krankheitstage erfasst und von den Gesamtarbeitstagen abgezogen.
• Berücksichtigung von Sonderfaktoren: Manche Unternehmen haben spezielle Faktoren, die in die Berechnung der Arbeitstage einfließen müssen. Dies könnten z. B. Betriebsferien, Schließtage oder individuelle tarifliche Regelungen sein. In solchen Fällen ist es wichtig, diese Faktoren in die Berechnung der Arbeitstage einzubeziehen, um eine realistische Kostenstundensatzermittlung zu erreichen.

Tabelle 1: Berechnung der Arbeitstage im Jahr

Produktivstunden

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Bestimmung dieser Stundensätze ist die Berechnung der Produktivstunden. Die Produktivstunden sind die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, in denen eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter effektiv zur Wertschöpfung eines Unternehmens beiträgt. Es ist wichtig, zu beachten, dass nicht alle Arbeitsstunden als Produktivstunden betrachtet werden können.

Pausen, Krankheitszeiten, Schulungen oder administrative Aufgaben werden in der Regel von den Gesamtstunden abgezogen. Nachfolgend beschreiben wir die Grundlagen der Berechnung der Produktivstunden und zeigen auf, wie sie zur Kostenstundensatzermittlung verwendet werden.

• Erfassung der Arbeitszeit: Um die Produktivstunden zu berechnen, müssen Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter/-innen genau erfassen. Dies kann durch Zeiterfassungssysteme, Arbeitszeitkonten oder manuelle Aufzeichnungen erfolgen. Die erfasste Arbeitszeit sollte verschiedene Kategorien, wie direkte Arbeitszeit, administrative Zeit oder sonstige nicht produktive Zeiten, berücksichtigen.
• Berechnung der Produktivstunden: Um die Produktivstunden zu berechnen, werden die direkten Arbeitsstunden herangezogen, die unmittelbar für die Wertschöpfung des Unternehmens aufgewendet werden. Diese umfassen alle Stunden, die für die Herstellung von Produkten oder die Erbringung von Dienstleistungen genutzt werden. Pausen und andere nicht produktive Zeiten werden abgezogen.
• Berücksichtigung relevanter Faktoren: Bei der Berechnung der Produktivstunden müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Dazu gehören Krankheitszeiten, Feiertage, Urlaubstage und andere geplante Abwesenheitszeiten. Diese Stunden sollten von den Gesamtarbeitsstunden abgezogen werden, um eine genaue Berechnung der Produktivstunden zu ermöglichen.
• Kostenstundensatzermittlung per Produktivstunden: Die Produktivstunden sind ein wichtiger Bestandteil bei der Ermittlung der Kostenstundensätze. Durch die Kenntnis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden können Unternehmen die Gesamtkosten auf die Produktivstunden umrechnen, um einen angemessenen Stundensatz zu ermitteln. Dieser Stundensatz kann dann als Grundlage für die Preisgestaltung von Produkten oder Dienstleistungen dienen.

Tabelle 2: Berechnung der produktiven Stunden

* umgerechnet auf Vollzeitkräfte

Unternehmenskosten

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Die genaue Ermittlung der Unternehmenskosten ist von entscheidender Bedeutung, um eine effektive Kostenstundensatzberechnung durchzuführen. Der Kostenstundensatz ist ein wesentliches Instrument, das Unternehmen dabei hilft, ihre internen Kosten richtig zu erfassen und ihre Produkte oder Dienstleistungen angemessen zu bewerten. In diesem Bereich werden wir die wichtigsten Schritte zur Berechnung der Unternehmenskosten für eine genaue Kostenstundensatzermittlung beleuchten.

Identifizierung der direkten Kosten: Der erste Schritt besteht darin, die direkten Kosten zu identifizieren, die unmittelbar mit der Produktion oder Erbringung der Dienstleistung verbunden sind. Dazu gehören beispielsweise die Materialkosten und die Lohnkosten der Mitarbeiter/-innen, die direkt an der Herstellung beteiligt sind. Diese Kosten sollten genau erfasst und dokumentiert werden.

• Berücksichtigung der indirekten Kosten: Neben den direkten Kosten gibt es auch indirekte Kosten, die nicht unmittelbar einer bestimmten Produktionsaktivität zugeordnet werden können. Dazu zählen beispielsweise Mietkosten, Verwaltungskosten und Versicherungsprämien. Um die indirekten Kosten richtig zu erfassen, können verschiedene Methoden, wie die Verwendung von Kostenstellen oder Kostenarten, angewendet werden.
• Aufteilung der Gemeinkosten: Gemeinkosten sind Kosten, die mehreren Kostenstellen oder Aktivitäten gemeinsam zugerechnet werden. Es ist wichtig, die Gemeinkosten angemessen auf die verschiedenen Kostenstellen oder Aktivitäten zu verteilen, um eine genaue Kostenstundensatzermittlung zu gewährleisten. Dies kann durch die Verwendung von Schlüsseln oder Verhältniszahlen erfolgen, die den Anteil der Gemeinkosten für jede Kostenstelle bestimmen.
• Berücksichtigung von Zusatzkosten: Zusätzlich zu den direkten und indirekten Kosten können bestimmte Zusatzkosten auftreten, die spezifisch für ein Unternehmen oder einen bestimmten Geschäftsbereich sind. Dazu gehören beispielsweise Sonderaufträge oder Sonderausgaben. Diese Zusatzkosten sollten bei der Kostenstundensatzermittlung berücksichtigt werden, um eine umfassende und genaue Kostenerfassung zu erzielen. Grundsätzlich bietet sich die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) des Steuerberaters als Berechnungsgrundlage an. Hier können die individuellen Darstellungen der Unternehmenskosten sehr unterschiedlich aussehen.

Tabelle 3: Ermittlung der Kosten des Unternehmens

* inkl. „nicht produktiver“ Mitarbeiter/-innen

Kostenstundensatz – auf die Minute!

Die in den Tabellen 1 bis 3 ermittelten Werte werden für die Berechnung des Kostenstundensatzes angewandt. Doch ist für eine präzise Berechnung von individuellen Leistungen noch eine weitere Berechnung notwendig. Da die Planzeiten in Minuten angegeben (bzw. anzulegen) sind, gilt es auch den Kostenminutensatz zu berechnen.

Zuschlagskalkulation

Der berechnete Kostenminutensatz wird für die Berechnung der Leistungen im Rahmen einer Zuschlagskalkulation benötigt. Eine Zuschlagskalkulation bedeutet, dass auf einen Basiswert einzelne Zuschläge zugerechnet werden. Sie ist ein wichtiges Instrument für Dentallabore und Zahnarztpraxen, um den Preis für ihre Produkte oder Dienstleistungen zu bestimmen.

Tabelle 4: Ermittlung des Kostenstundensatzes

Tabelle 5: Ermittlung des Kostenminutensatzes

Sie ermöglicht es, die Kosten der einzelnen Leistungen transparent darzustellen und somit eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Preisgestaltung zu schaffen. Die Zuschlagskalkulation stellt eine Methode dar, um die Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung zu ermitteln, indem man die Gemeinkosten auf die einzelnen Kostenträger aufteilt (Tabelle 1–5). Genauigkeit ist der Schlüssel zur erfolgreichen Zuschlagskalkulation. Folgende Größen fließen in die Berechnung mit ein:

• Planzeiten: Wenn die Planzeiten nicht realistisch oder ungenau sind, kann dies zu einer ungenauen Kalkulation führen und das Risiko von Verlusten bei einem Auftrag erhöhen. Genauere Planzeiten ermöglichen es Zahnarztpraxen und Dentallaboren, ihre Kosten besser zu kontrollieren und fundierte Entscheidungen bei der Angebotspreisgestaltung zu treffen. Planzeiten sind Minutenwerte, die der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin für eine spezifische Leistung benötigt. Zum Teil sind Planzeiten in der BEB vorhanden, können und müssen jedoch individuell betrachtet und gegebenenfalls angepasst werden. Bei neu angelegten Leistungen können somit auch eigene Zeitaufwände als Grundlage dienen.
• Rüst- und Verteilzeit: Rüst- und Verteilzeiten sind Zeitfaktoren, die nicht unbedingt produktiv sind – sich aber auch nicht verhindern lassen. Hierzu zählen z.B. Bedienung von Geräten und Anlagen, Anpassen von Produktionsschritten und notwenige Vorbereitungen (z.B. Kalibrieren), Wartezeiten, Stillstandzeiten, Einkaufsprozesse usw.
• Risikozuschlag: Ein oft übersehener, aber entscheidender Aspekt in der Zuschlagskalkulation ist der Risikozuschlag. Ein Risikozuschlag ist ein zusätzlicher prozentualer Aufschlag, der einer Kalkulation hinzugefügt wird, um die mit einer Leistung verbundenen Risiken abzudecken. Jede Leistung birgt gewisse Unsicherheiten, die sich auf den Zeitaufwand, die Kosten und die Rentabilität auswirken können. Der Risikozuschlag soll diese Unsicherheiten berücksichtigen und eine Absicherung für das Dentallabor oder die Zahnarztpraxis bieten.
• Gewinnzuschlag: Der Gewinnzuschlag ist der Betrag, der zu den Gesamtkosten einer Leistung hinzugefügt wird, um den Gewinn zu generieren. Er repräsentiert den prozentualen Anteil des Gewinns, den die Zahnarztpraxis oder das Dentallabor auf den Anteil der Gesamtkosten erzielen möchte.

Tabelle 6: Zuschlagskalkulation

Fazit

Die präzise Kalkulation von Leistungen spielt eine entscheidende Rolle für den wirtschaftlichen Erfolg. Eine genaue und realistische Kalkulation ermöglicht es, Kosten zu erfassen, angemessene Preise festzulegen und letztendlich die Rentabilität zu steigern.

Darüber hinaus ist es wichtig, flexibel zu bleiben und sich an die sich ändernden Marktbedingungen anzupassen. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Kalkulation ist notwendig, um mit steigenden Materialkosten, neuen Technologien und anderen Veränderungen Schritt zu halten.

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