Nicht futuristisch, sondern praktisch: KI in der Zahnarztpraxis

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Terminmanagement und Patientenservice

Verhältnismäßig ausgereifte KI-Anwendungen finden sich bereits heute in der Praxisorganisation und Patientenkommunikation. Das hat einen einfachen Grund: Hier berührt KI keine medizinischen Entscheidungen, die Effekte sind sofort messbar und die Entlastung ist spürbar. KI-gestützte Telefonassistenten (Abb. 1) nehmen mittlerweile in vielen Praxen Anrufe entgegen, klären einfache Fragen, vereinbaren Termine und legen Aufgaben für Rückrufe, Rezeptbestellungen oder Rückfragen zu Heil- und Kostenplänen (HKP) an. Das Praxisteam wird nicht mehr bei der Behandlung unterbrochen und Patientinnen und Patienten erreichen die Praxis auch außerhalb der Sprechzeiten.

Auch in der Arztpraxis Spieren & Kollegen geht ein KI-gestützter Assistent ans Telefon und bucht mithilfe einer Schnittstelle zum Terminkalender der Praxis im Dialog mit den Patientinnen und Patienten automatisiert Termine ein. Kann ein Anliegen nicht direkt am Telefon geklärt werden, wird im Terminkalender der Praxis eine Aufgabe erstellt, die anschließend per Drag-and-Drop an verfügbare Mitarbeitende zugewiesen werden kann. Seit der Einführung wurden mehr als 1000 Aufgaben auf diese Weise erstellt und bearbeitet – das macht etwa 30 % der Anfragen über den Telefonassistenten aus, die weiteren 70 % sind Terminvereinbarungen.  Die technische Umsetzung erfolgt über den Telefonassistenten der Nürnberger Firma Vitas und die samedi-Software, die in der Praxis bereits seit 2019 im Einsatz ist. Hinzu kommt ein weiterer Use Case von KI im Rahmen der Online-Terminvereinbarung, die sich nach der Einführung schnell zum Standard in der Arztpraxis Spieren & Kollegen etabliert hat: Um Fehlbuchungen zu reduzieren, wurde in die bestehende Terminplattform ein KI-Modul integriert, das Freitexteingaben von Patientinnen und Patienten semantisch analysiert und automatisch die passende Terminart zur Buchung vorschlägt. Die Ergebnisse der KI-gestützten Terminbuchung (Abb. 2) in der Pilotphase: Die Fehlbuchungsquote sank deutlich und es gab spürbar weniger Rückfragen an das Praxis-Team. Patientinnen und Patienten bewerteten die Buchung als einfacher.

Aufklärung und Kommunikation

Zahnmedizinische Behandlungen sind oft erklärungsbedürftig. Viele Fragen betreffen die Behandlung selbst sowie Organisation und Kosten. Auch Nachsorgehinweise und Aufklärungsdokumente binden Zeit. KI-Systeme können Texte erstellen, strukturieren und an die Zielgruppe anpassen – zum Beispiel in Form von Aufklärungsmaterial in der Terminbestätigung, in Form eines Chatbots auf der Praxishomepage oder zur Unterstützung des Praxisteams bei der Beantwortung von individuellen Patientenanfragen.

Konkret geht es dabei um verständliche Aufklärungstexte zu bspw. Implantaten, Prothetik, Kieferorthopädie oder Bleaching. Auch Erläuterungen zu Heil- und Kostenplänen sowie Nachsorge-Informationen nach Eingriffen wie Extraktionen oder Implantaten können Rückfragen im Team deutlich reduzieren. Hinzu kommen praktische Funktionen wie Sprach- und Textumwandlung: Diktate werden automatisch in strukturierte Texte übersetzt, medizinische Fachsprache in patientenfreundliche Formulierungen übertragen. Auch mehrsprachige Kommunikation wird einfacher – besonders in Praxen mit vielen nicht-deutschsprachigen Patientinnen und Patienten ein spürbarer Gewinn.

Dokumentation und Entscheidungsunterstützung

Im medizinischen Bereich bewegt sich KI bislang vor allem als Assistenzsystem, nicht als eigenständiger Entscheider. Dokumentationsassistenten erstellen schriftliche Aufzeichnungen und strukturieren Befunde, was den Aufwand nach der Behandlung reduziert. Bildunterstützende Systeme markieren Auffälligkeiten auf Röntgenbildern – als Hinweis für die Zahnärztin oder den Zahnarzt, nicht als abschließende Diagnose. An der Charité – Universitätsmedizin Berlin hat bspw. ein interprofessionelles Team aus den Bereichen Zahnmedizin, Datenwissenschaft und Programmierung mit dentalXrai Pro eine Software entwickelt, die Zahnärztinnen und Zahnärzten die KI-gestützte Analyse von Röntgenbildern ermöglicht. Das Ziel: Erkrankungen und Restaurationen auf Röntgenbildern vom Kiefer genauer und in kürzerer Zeit zu erkennen, um die optimale Therapie einzuleiten und die Patientenkommunikation zu verbessern [1].

In der Kieferorthopädie und bei Aligner-Behandlungen unterstützen KI-Systeme bei der Simulation, der Fortschrittsvisualisierung und der Patientenaufklärung. Auch bei der Auswahl von Materialien oder Therapieoptionen können KI-Tools evidenzbasierte Informationen aufbereiten. Die finale Entscheidung verbleibt jedoch bei den Zahnärztinnen und -ärzten.

Einführung von KI in der Zahnarztpraxis – darauf kommt es an

Die Einsatzszenarien von KI in der Zahnarztpraxis sind vielfältig und die Beispiele zeigen, dass sich spürbare Effekte bereits nach kurzer Zeit einstellen können. Für Praxisteams bedeutet das weniger Telefonstress, weniger Rückfragen und eine klarere Aufgabenverteilung. Für Patienten bedeutet der Einsatz von KI eine bessere Erreichbarkeit der Praxis, verständlichere Informationen und einfachere Terminvereinbarung. Im Hinblick auf die Praxisökonomie liegen die Potentiale in einer verbesserten Auslastung, weniger Leerzeiten und mehr Kapazitäten für wertschöpfungsstarke Leistungen. Dabei sind KI-Anwendungen kein Ersatz für Fachkompetenz und menschliche Zuwendung. Sie sind ein Werkzeug, das dort hilft, wo repetitive, zeitraubende oder kommunikationsintensive Aufgaben das Team beanspruchen und knappe Ressourcen binden. Für eine erfolgreiche Integration von KI in den Praxisalltag sollten folgende Erfolgsfaktoren berücksichtigt werden:

• Mit organisatorischen KI-Anwendungen starten: Aus Sicht vieler Pilotpraxen ist ein schrittweiser Einstieg sinnvoll. Besonders geeignet für den Start sind organisatorische KI-Assistenten. Sie greifen nicht in medizinische Entscheidungen ein und unterliegen damit einer niedrigeren Risikoklassifizierung nach der EU-KI-Verordnung. Das senkt den regulatorischen Aufwand und beschleunigt die Einführung.
• Transparenz gegenüber Patient und Team: Patientinnen und Patienten akzeptieren KI-Assistenten, wenn klar kommuniziert wird, wo sie zum Einsatz kommen und welche Aufgaben sie übernehmen. Das stärkt Vertrauen und verhindert Missverständnisse.
• Prozesse zuerst denken, Technologie danach: KI sollte nicht eingeführt werden, weil sie verfügbar ist, sondern um ein Problem zu lösen oder einen Prozess zu vereinfachen. Zahnarztpraxen profitieren, wenn sie Prozesse wie Terminvergabe, Aufklärung, Dokumentation und Nachsorge zuerst analysieren und dann gezielt mit digitalen und KI-gestützten Lösungen optimieren.

Im Jahr 2026 ist KI in Zahnarztpraxen keine Neuheit mehr. Während komplexe Diagnosesysteme noch stark reguliert sind, entfalten workflow-orientierte Lösungen bereits heute spürbare Wirkung und leisten einen Beitrag zur Versorgungssicherung – ohne das zahnärztliche Handwerk zu ersetzen.