Digitales Labor 4.0 | Dentalwelt

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Die Herausforderungen im Alltag eines Dentallabors nehmen stetig zu: Neben anderen Faktoren ist der deutlich wahrnehmbare Fachkräftemangel eines der großen Probleme. Während man bei steigender Auftragslage in früheren Jahren mit deutlich weniger Aufwand fachkundige Mitarbeiter/-innen fand, steht man heute vor der Entscheidung, einfach durchzuhalten oder die Auftragsannahme zu begrenzen. Um das zu vermeiden, geht das gesamte Team in Zeiten der „Hochkonjunktur“ oft über seine eigenen Grenzen hinaus. Zusätzlich zu den eigentlichen Aufträgen entsteht auch ein erhöhter Verwaltungsaufwand, unter anderem um die erforderlichen Maßnahmen für die Medizinprodukteverordnung (MDR) zu erfüllen. Auch die immer größer werdende Auswahl an Software-Systemen stellt Dentallabore vor Herausforderungen.

In immer mehr Bereichen wird heute Software eingesetzt: bei der Abrechnung, bei der Fertigung durch CAD/CAM-Software, bei Verwaltung und Organisation sowie bei Kurierfahrten. Doch oft sind diese nicht miteinander kompatibel. Die Tatsache, dass Daten für einen Auftrag an zahlreichen Stellen sowohl analog als auch digital immer wieder aufs Neue eingetragen werden müssen, kann gleich zwei schwerwiegende Probleme verursachen: Zum einen können Fehler beim Übertragen von Informationen passieren und zum anderen nimmt es viel Zeit in Anspruch. Mein Dentallabor ist zu einem smarten Labor geworden. Mit diesem Beitrag möchte ich Ihnen einen kleinen Einblick gewähren (Abb. 1).

Der tägliche digitale Workflow

Seit Anfang 2021 verwende ich das OWLLAB-System mit einem umfangreichen Setup. Am Anfang war natürlich Aufwand vonnöten, um die Umstellung zu bewältigen. Doch so viel schon vorab: Bereits nach zwei Monaten konnte ich die Zeit, die für Tätigkeiten im Bereich der Verwaltung anfiel, in einigen Bereichen um bis zu 70 % reduzieren. Wir setzten uns das Ziel, die vielen einzelnen Schritte im Prozess der Herstellung von Zahnersatz maßgeblich zu strukturieren und wenn möglich zu vereinfachen. Die einfache Dokumentation zahntechnischer Leistungen und die korrekte Chargenerfassung für die MDR waren gerade am Anfang ein wichtiges, zeitfressendes und somit unangenehmes Thema.

Für uns war eine einfache Handhabung entscheidend, denn alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Labor müssen einbezogen werden – von den Auszubildenden bis hin zu unserem Kurierfahrer. Daher haben wir unser Labor so umstrukturiert, dass in allen Arbeitsräumen der Zugriff auf die Software gewährleistet ist. An jedem Arbeitsplatz im Dentallabor ist also entweder ein Tablet oder ein Desktop-PC zu finden, die entsprechenden Zugang haben (Abb. 2). Die vielzähligen Schnittstellen, auch zu der eingesetzten CAD-Software, erleichtern den Arbeitsalltag enorm, da sämtliche für die CAD-Software relevanten Informationen automatisch übertragen werden, bei Bedarf auch inklusive der Dental Project.xml-Datei.

Abb. 2: Jeder Arbeitsplatz ist mit einem PC oder einem Tablet ausgestattet, das einen Zugriff auf die Software ermöglicht.

Wenn das Design abgeschlossen ist, sind die Konstruktionsdaten wieder im Auftrag auffindbar, können in einem weiteren Schritt an eine CAM-Software übergeben werden und sind nachvollziehbar sowie übersichtlich gesichert. Somit verlassen sie nicht den Software-Kreislauf, das Anlegen und Pflegen von zusätzlichen Ordnerstrukturen entfällt genauso wie das Einpflegen der Auftragsinformationen in eine weitere Software. Das spart pro Tag viel Zeit.

Aufträge aus der Zahnarztpraxis

Abb. 3: Der digitale Auftragszettel hilft Zahnarztpraxis wie Dentallabor, die Prozesse zu vereinfachen.

Vom klassischen Auftragsblock haben wir uns verabschiedet und bieten unseren Kundinnen und Kunden eine digitale Version an. Der Vorteil liegt auf der Hand: Die Praxis kann von jedem Gerät mit Internetzugang aus effektiv und unkompliziert Aufträge an uns schicken – unabhängig vom Betriebssystem (Abb. 3). Damit sie einen Auftrag generieren kann, reicht es, wenn sie sich online registriert. Eine Installation auf dem Praxis-PC ist nicht notwendig. Der digitale Auftragszettel ist wie ein klassischer Zettel aufgebaut: Alle relevanten Informationen werden eingegeben und voreingestellte Indikationen sowie Materialien ausgewählt.

Ein großer Vorteil ist, dass per Drag-and-Drop Daten wie Bilder oder Intraoralscans (IOS) beigefügt werden können. Mit einem Klick wird der Auftrag samt Daten an das Labor übermittelt. Zudem kann die Praxis im Auftragsportal zum Beispiel Intraoralscans vor dem Absenden im integrierten STL-Viewer in Augenschein nehmen und erneut überprüfen. Die Software bietet ein umfangreiches und stetig wachsendes Spektrum nützlicher Funktionen, so gibt es beispielsweise einen Implantat-Konfigurator, ein Zeichenboard, bei dem eine Zeichnung beispielsweise für den Verlauf einer Modellgussplatte angezeichnet werden kann, sowie eine Feedback-Funktion, deren Inhalt nach Kunde auswertbar ist. Somit kann die Zahnarztpraxis einen vollständig digitalen Auftrag smart an mich versenden, inklusive sämtlicher Auftragsinformationen.

Koordinierte Abholung

Manche Praxen arbeiten noch nicht vollständig digital und manche Arbeiten wie klassische Abformungen oder Reparaturen müssen einfach analog erfolgen. Die Praxis kann aber beispielsweise eine Abholung direkt im digitalen Auftrag veranlassen, was die Kommunikation erleichtert und das Telefon im Dentallabor deutlich entlastet. Der Wunsch einer Abholung wird an das Labor übermittelt und kann auf digitalem Weg direkt an einen Fahrer weitergeleitet werden. Dies spart ebenfalls Zeit und schafft strukturell sinnvolle Abläufe. Meine Fahrer nutzen eine entsprechende WebApp. Diese zeigt die Abholungen in der korrekten Reihenfolge an, zudem kann eine Route berechnet und an ein kompatibles Kfz-Navigationsgerät übertragen werden. Außerdem ist es möglich, dem Abholauftrag weitere Anweisungen durch die Verwaltung hinzuzufügen, wie „Bitte den blauen Briefumschlag Frau Mustermann überreichen“. Findet der Fahrer beispielsweise in einer Fußgängerzone nicht den Weg zum Eingang einer Zahnarztpraxis, kann sich die Verwaltung via Google Streetview anhand seiner GPS-Informationen in die Lage des Botenfahrers versetzen und ihm den Weg weisen (Abb. 4).

Abb. 4: Kurierfahrten werden digital geplant und bei Bedarf kann der Fahrer über Google Streetview unterstützt werden, wenn das Ziel nicht so leicht zu finden ist.

Hilfreich im Laboralltag

Ein angenommener Auftrag wird mit Intraoralscans ggf. mit Abrechnungs- und Materialpositionen automatisch im System angelegt. Für das gesamte Team sind sofort alle Auftragsinformationen wie Termine, Implantatatskonfiguration und Materialauswahl zur digitalen Weiterverarbeitung verfügbar. Die Arbeiten können dann verschiedenen Abteilungen und Technikern/-innen zugewiesen werden, die dann simultan mit der analogen oder digitalen Bearbeitung beginnen. Viele Kolleginnen und Kollegen kennen das Problem: Man erhält Intraoralscans aus der Zahnarztpraxis und möchte sie in die eigene CAD-Software einlesen. Oft gestaltet sich dies zeitaufwendig. Mit unserem System erhalten wir .STL-Dateien bereits mit dem Auftrag und können sie direkt an kompatible CAD-Software (z.B. Exocad, R2, BISS, OnyxCeph usw.) übermitteln.

Dies erleichtert den Arbeitsprozess erheblich und ermöglicht es, sofort mit dem Design zu beginnen. Erstellte Konstruktionsdaten werden anschließend wieder im OWLLAB Auftrag aufzufinden sein (Abb. 5). So lassen sich sämtliche Auftragsdaten effizient verwalten und sind zudem voll umfänglich dokumentiert, was spätere Überprüfungen und Kundengespräche erleichtert, da man z.B. im Telefonat mit dem Behandler sämtliche Auftragsinformationen im Überblick hat und ggf. mit dem Behandler per Remote smart teilen könnte. Unsere Fräs- oder Druckdaten können ebenfalls direkt weitergegeben werden. Wir übertragen beispielsweise die designte Krone an die CAM-Software (V5 Dentalsoftworks) und die Modelle an die Slicer-Software (Lychee Mango 3D). Die Software öffnet sich automatisch und die Objekte werden für die Weiterbearbeitung platziert. Wenn wir keine eigene 3D-Druckkapazität haben, könnten wir die Daten auch direkt an einen externen Dienstleister weitergeben.

Abb. 5: Clevere Schnittstellen erleichtern die Übernahme von Dateien der CAD-Software ins System.

Abb. 6: Aufgaben lassen sich im Team einfach zuweisen.

Viele Produkte sind mit HIBC- oder GS1-Codes versehen, die uns die Erfassung mit einem Barcode-Scanner erleichtern. Auch Produkte, die noch keine Codes besitzen, können einfach in der Materialwirtschaft mit einer Schnittstelle an AERA-Online eingepflegt und verwaltet werden. Eine funktionierende interne Kommunikation ist ein großes Thema in Dentallaboren. Dazu gehört auch die smarte Verteilung von Aufgaben. So kann ich bestimmte Aufgaben, wie das Drucken von Modellen oder die Wartung von Maschinen, per Zuweisung ganz einfach in meinem Team verteilen. Das geht auch, wenn ich nicht im Labor vor Ort bin. Natürlich ist die Verteilung auch innerhalb des Teams möglich, insbesondere bei immer mehr anfallenden rein digitalen Aufgabenfeldern (Abb. 6).

Smarte Erstellung von Rechnungen

Die klassischen Positionslisten zur Erfassung, wer welche Arbeit erledigt hat, gehören bei uns der Vergangenheit an. Alle Techniker/-innen können ihre Arbeit direkt digital eintragen. Der größte Vorteil liegt in der „Abrechnungsschnittstelle“: Die Software kommuniziert mit vielen Abrechnungsprogrammen und tauscht Daten aus, wie z.B. mit der DMP2000 (IGEDA). Mit einem Klick können wir unsere Daten an die Abrechnung weitergeben. Die relevanten Informationen wie Name, Lieferdatum, BEL- und BEB-Positionen, Techniker/-in und Materialien werden automatisch übergeben (Abb. 7).

Abb. 7: Dank der Schnittstelle zu vielen Abrechnungssoftwares lassen sich auch die Abrechnungsdaten einfach übertragen.

Fazit

Die nahtlose Vernetzung aller Arbeitsschritte bringt uns enorme Vorteile in unserem Workflow – nicht nur in zeitlicher Hinsicht. Dokumentation und Verwaltung waren noch nie so einfach. Die Einbindung von A bis Z möchten wir nicht mehr missen. Würde man das Einsparpotenzial in Geld ausdrücken wollen, so wäre es aktuell mehr als das Zehnfache von dem, was mich die Software monatlich kostet. Zudem macht mir die Arbeit im Bereich der Verwaltung deutlich mehr Spaß. Traut Euch einfach!