Vom Papier zum Bildschirm

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Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen bietet großes Potenzial. Digitale Lösungen gestalten Abläufe effizienter und minimieren Fehlerquellen. Anstelle handschriftlicher Notizen schaffen digitale Tools klare, nachvollziehbare Prozesse. Automatisierte Systeme dokumentieren jeden Arbeitsschritt – von der Auftragserfassung bis zur Abrechnung. Für Laborinhaber/-innen und Entscheider/-innen, die bislang auf analoge Methoden setzen, stellt sich jedoch oft die Frage: Wie beginne ich die Umstellung auf digitale Prozesse, ohne den Überblick zu verlieren?

Dieser Artikel bietet eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung, um die Abläufe im Dentallabor zu digitalisieren. Der Fokus liegt dabei auf Verwaltungs- und Organisationsprozessen, nicht auf Fertigungstechnologien wie Frästechnik oder 3D-Druck. Er zeigt, wie moderne Softwarelösungen Arbeitsabläufe optimieren und langfristig echten Mehrwert schaffen.

Schritt 1: Analyse der aktuellen Abläufe

Bevor man die Digitalisierung angeht, ist es wichtig, einen Überblick über die bestehenden Prozesse zu erhalten. Oft ist man sich der eigenen Engpässe gar nicht bewusst, da man sie im Alltag einfach hinnimmt. Ein genauer Blick auf die Abläufe hilft, Problemfelder zu identifizieren und Prioritäten für die Digitalisierung zu setzen.

Bestandsaufnahme: Was läuft bereits gut, wo gibt es Verbesserungsbedarf?

• Auftragsannahme: Wie werden Aufträge aktuell erfasst? Handschriftlich, in Excel oder mit einer Software?
• Material- und Chargenverfolgung: Wie werden Materialeinsatz und die zugehörigen Chargen dokumentiert? Händisch oder digital?
• Terminplanung: Wie wird sichergestellt, dass jeder Auftrag pünktlich fertig wird? Kalender, Tabellenkalkulation?
• Kommunikation mit Kunden/-innen: Wie werden Anfragen und Aufträge bearbeitet? Über Telefon, E-Mail oder Onlineformular?

Engpässe und Fehlerquellen identifizieren

• Fehlende Transparenz: Ohne ein zentrales System ist es schwer, den Status eines Auftrags jederzeit im Blick zu haben.
• Manuelle Fehler: Handschriftliche Notizen und manuelle Eingaben führen leicht zu Missverständnissen und Verzögerungen.
• Zeitaufwand: Jeder Arbeitsschritt muss manuell dokumentiert werden, was viel Zeit kostet.

Ziele der Digitalisierung

• Verbesserte Übersichtlichkeit: Den Status jedes Auftrags in Echtzeit verfolgen.
• Automatisierte Dokumentation: Daten zu Materialien, Arbeitsschritten und Chargen automatisch erfassen.
• Zeitersparnis: Klare, automatisierte Prozesse schaffen wertvolle Zeit für andere Aufgaben.

Schritt 2: Auswahl der richtigen digitalen Systeme

Nachdem die Schwachstellen in den täglichen Abläufen identifiziert sind, ist der nächste Schritt die Wahl einer geeigneten Softwarelösung. Diese sollte sowohl zu den Anforderungen des jeweiligen Labors als auch zu dessen langfristigen Zielen passen.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Auftragsmanagement
  Eingehende und ausgehende Aufträge digital erfassen und den Status jederzeit verfolgen.
• Terminplanung
  Digitale Verwaltung, die automatisch benachrichtigt, wenn sich Verzögerungen abzeichnen.
• Material- und Chargenverwaltung
  Präzise Dokumentation des Materialeinsatzes und der zugehörigen Chargen.

Ein großes Plus moderner Laborverwaltungssysteme ist die Möglichkeit, Verwaltung und Abrechnung zu integrieren:

• Verwaltung und Abrechnung in einem System
• Ein integriertes System verhindert doppelte Dateneingaben und reduziert das Risiko von Fehlern.
• Automatisierte Abrechnung
• Die Daten aus der Auftragserfassung und -bearbeitung werden direkt für die Abrechnung verwendet.

Schritt 3: Implementierung – der Weg zur Digitalisierung

Die Implementierung digitaler Prozesse sollte schrittweise erfolgen, um die Umstellung für das Team zu erleichtern.

1. Digitale Auftragsannahme und Terminplanung
Zunächst startet man mit der digitalen Erfassung von Aufträgen und der systematischen Planung der zugehörigen Termine. Materialerfassung ist in diesem Schritt noch nicht notwendig.

2. Digitale Unterstützung für Techniker/-innen
Jeder Auftragszettel erhält einen QR-Code, der relevante Informationen wie Bilder und Notizen enthält. Diese können an festen Stationen im Labor abgerufen und aktualisiert werden.

3. Digitale Abrechnung
Die Rechnungen werden zu 90% automatisch erstellt, basierend auf den erfassten Informationen. Begleitdokumente wie Konformitätserklärungen werden ebenfalls automatisch generiert.

Alle Informationen an einem Ort

Ein integriertes System bietet den Vorteil, dass alle Daten zentral erfasst werden. So haben alle Teammitglieder jederzeit Zugriff auf die relevanten Informationen, und Fehler werden reduziert. Ein zentraler „Single Point of Truth“ (SPOT) verbessert die Zusammenarbeit und spart Zeit. Bei einem SPOT handelt es sich um ein Prinzip des Datenmanagements, das besagt, dass es einen allgemeingültigen, korrekten Datenbestand hat, auf den man sich verlassen kann.

Mitarbeitende einbinden

Die Einführung eines neuen Systems ist nur dann erfolgreich, wenn alle Mitarbeitende eingebunden werden und das System akzeptieren. Dies erfordert:

• Frühzeitige Kommunikation
• Das Team sollte über die Vorteile und den Umstellungsprozess frühzeitig und ausreichend informiert werden.
• Schulungen anbieten: Es sind ausreichende Schulungen notwendig, damit sich alle Mitarbeitende mit der neuen Software vertraut machen können.
• Ansprechpartner/-innen definieren: Wichtig ist es, eine Person im Labor zu benennen, die Fragen zur neuen Software beantworten kann.

Kontinuierliche Optimierung und Support

Auch nach der erfolgreichen Implementierung ist der Prozess nicht abgeschlossen. Es ist wichtig, das System regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Schulungen und ein verlässlicher technischer Support sorgen dafür, dass das System reibungslos funktioniert und langfristig optimiert wird.

Fazit

Die Digitalisierung von Laborabläufen ist ein fortlaufender Prozess, der in gut durchdachten Schritten durchgeführt werden sollte. Von der Auftragsannahme bis zur Abrechnung bringt jede Phase mehr Effizienz und Transparenz. Die richtige Software und eine klare Strategie sichern den langfristigen Erfolg eines Labors. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, den ersten Schritt in die digitale Zukunft zu machen!