Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im April 2023 einen Referentenentwurf vorgelegt, der die tägliche und elektronische Erfassung von Arbeitszeiten vorschreibt. Ziel ist es, Rechtssicherheit für Unternehmen und ihre Mitarbeiter/-innen zu schaffen. Der Entwurf schreibt Folgendes vor:

• die tägliche elektronische Erfassung von Arbeitsbeginn, -ende und -dauer
• eine Aufbewahrungspflicht von Arbeitszeitaufzeichnungen im Inland und in deutscher Sprache für 2 Jahre
• eine Auskunftspflicht für Arbeitgeber/-innen über die erfasste Arbeitszeit auf Anfrage von Arbeitnehmer/-innen
• Termine und Übergangsfristen zur verpflichtend eingeführten elektronischen Erfassung seit 2023

Fristen zur Umstellung auf elektronische Arbeitszeiterfassung 

Abhängig von der Größe des Unternehmens gelten unterschiedliche Übergangsfristen:

• 1 Jahr für Unternehmen mit über 250 Beschäftigten
• 2 Jahre für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten
• 5 Jahre für Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten
• Unternehmen mit 10 oder weniger Beschäftigten dürfen die Arbeitszeiterfassung in Papierform durchführen.

Anforderungen an das Zeiterfassungssystem

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Es reicht nicht aus, ein System nur einzuführen; es muss auch ordnungsgemäß angewendet werden. Dies schließt den Beginn und das Ende der Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Überstunden ein. Der Entwurf ist streng in Bezug auf die Form: Elektronische Systeme oder Tabellen wie Excel sind zulässig, während die handschriftliche Erfassung in Betrieben mit mehr als 10 Mitarbeiter/-innen nicht mehr zulässig ist.

Pflichten der Arbeitgeber/-innen bei der Arbeitszeiterfassung Obwohl Arbeitgeber/-innen die Zeiterfassung an ihre Mitarbeiter/-innen delegieren können, sind sie weiterhin verantwortlich für die korrekte Anwendung des Systems. Regelmäßige Kontrollen und Stichproben sind erforderlich, um sicherzustellen, dass das System korrekt verwendet wird.

Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung 

Verstöße gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht können nun mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden.

Was bedeutet das für Dentallabore?

Für Dentallabore mit einer größeren Belegschaft bedeutet dies eine Umstellung auf digitale Systeme in den kommenden Jahren. Selbst für kleinere Labore kann es ratsam sein, auf elektronische Systeme umzusteigen, um Fehler zu minimieren und die Compliance sicherzustellen. Doch für Dentallabore stellt die Einführung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung eine besondere Herausforderung dar.

Neben der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben ist es wichtig, dass die Systeme spezifisch auf die Bedürfnisse und Arbeitsabläufe eines Dentallabors zugeschnitten sind. Hierbei spielen Faktoren wie die nahtlose Integration in bestehende Systeme, Benutzerfreundlichkeit und Effizienz eine zentrale Rolle. Geeignet sind Systeme, die einfach in der Anwendung sind und dabei dennoch die strikten Anforderungen an eine elektronische Zeiterfassung mit spezialisierten Funktionen für die Dentalbranche kombinieren.

Ein Vorteil der elektronischen Erfassung ergibt sich aus der besseren Übersicht der Arbeitszeiten. Wissen, das Laboren letztendlich helfen kann, besser zu planen und möglicherweise effizienter zu agieren. Dabei lohnt es sich, frühzeitig mit der Umstellung zu beginnen und das Personal entsprechend zu schulen, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Fazit

Dentallabore müssen sich wie alle anderen Branchen auf Veränderungen einstellen. Durch eine sorgfältige Vorbereitung und Schulung kann der Übergang jedoch reibungslos gestaltet werden. Es ist auch eine Gelegenheit, Prozesse zu überdenken und möglicherweise effizientere Arbeitsweisen einzuführen.

Weiterführende Links

• Kosten der Zeiterfassung im Dentallabor: Digitalisierung vs. Tradition

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