Implantologie ist Teamsache

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Um Mitarbeiter/-innen zu halten, ist heute nicht nur ein angemessenes Gehalt entscheidend, sondern auch das Betriebsklima. Damit alles rund läuft, müssen alle im Team an einem Strang ziehen und das gleiche Ziel verfolgen. Jedem muss klar sein, welche Aufgabe er zu welchem Zeitpunkt in der Patientenversorgung hat und wie er diese am besten erfüllt. Dies führt nicht nur zu besseren Abläufen, sondern auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit. Im Folgenden wird ein solcher Prozess beispielhaft für die Unterweisung im Praxisteam dargestellt.

Erstkontakt und 1. Gesprächstermin

👉🏼 Empfangskraft, ZFA und ZMV

Beim Erstkontakt mit der Patientin oder dem Patienten bittet die Empfangskraft um die Behandlungsunterlagen wie Überweisungsschein und Röntgenbild und weist die Patientin oder den Patienten darauf hin, dass implantologische Leistungen nicht von der gesetzlichen Krankenkasse übernommen werden. Im Falle einer Online-Terminvereinbarung klärt sie dies telefonisch ab und bestätigt den Termin. Bei der Erstvorstellung in der Praxis legt die Empfangskraft einen Patientendatensatz an, erfasst die Anamnesedaten, scannt, wenn vorhanden, den Medikationsplan ein und hinterlegt den Überweisungsauftrag sowie ggf. ein Röntgenbild.

Arbeitet die Praxis mit einem Factoringunternehmen zusammen, ist es sinnvoll, sich die Einwilligung des Patienten/der Patientin direkt per Unterschrift geben zu lassen. Danach übergibt die Empfangskraft diese/n an die Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA ). Im Sprechzimmer stellt die ZFA alle Unterlagen bereit und ruft die Patientenakte im PC auf. Liegt ein Röntgenbild vor, muss geklärt werden, ob dieses aktuell genug ist oder ob nach Indikationsstellung durch den Behandler oder die Behandlerin ein neues Röntgenbild angefertigt werden muss. Im letzteren Fall übernimmt die ZFA diese Aufgabe und informiert anschließend den Behandler bzw. die Behandlerin.

Aufgabe der Behandler/-in ist es, alle Behandlungsunterlagen auszuwerten, das Röntgenbild zu beurteilen und darauf aufbauend einen Therapievorschlag sowie Behandlungsalternativen zu unterbreiten. Dabei sollte bereits eine erste Kostenschätzung erfolgen und der ungefähre Behandlungsumfang, der auf den Patienten/die Patientin zukommt, erläutert werden. Mit dem Hauszahnarzt bzw. der Hauszahnärztin gilt es im Rahmen einer Überweisungsstruktur zu klären, welches Implantatsystem verwendet werden soll.

Die Patient/innen sollten ausreichend Gelegenheit haben, Fragen zu stellen und gut genug informiert sein, um selbst entscheiden zu können, welche Form der Versorgung sie wünschen. Aufgabe der ZFA ist es dabei, die Beratung zu dokumentieren und festzuhalten, was vereinbart wurde. Für einen effizienten Ablauf empfiehlt es sich, Vorlagen zu erstellen, die dann nur noch abgeändert und angepasst werden müssen. Ebenfalls obliegt es der ZFA, die Zahnmedizinische Verwaltungsassistenz (ZMV) über das Praxisverwaltungsprogramm zu informieren, dass ein Kostenvoranschlag zu erstellen ist. Mit dem Patienten vereinbart sie einen Folgetermin, um diesen Kostenvoranschlag zu besprechen.

Die ZMV erstellt ihrerseits den Kostenvoranschlag und holt ggf. eine Bonitätsauskunft beim Factoringunternehmen ein. Sie skizziert eine zeitliche Übersicht der einzelnen Behandlungsschritte und markiert, wann der Hauszahnarzt bzw. die Hauszahnärztin einbezogen werden sollte. Der Behandler bzw. die Behandlerin zeichnet die Unterlagen ab, bevor sie zur Archivierung an den Empfang gehen. Der Plan dient später allen Teammitgliedern als zeitliche Orientierung, wann welche Schritte zu erledigen sind. Anschließend werden der Kostenvoranschlag und die Behandlungsfolge (ggf. durch ein Ratenzahlungsangebot des Factoringunternehmens ergänzt) an den/die Patient/in versandt.

2. Gesprächstermin

👉🏼 Empfangskraft und ZFA

Zum Zeitpunkt des zweiten Patientengesprächs kann die ZFA die Abdrücke für eine Bohrschablone nehmen und einen Vitamin-D-Test durchführen. Außerdem bereitet sie alle notwendigen Unterlagen vor. Während des Zweitgesprächs erfolgt die OP-Aufklärung durch die ZFA. Je nach Indikation werden Vitamin D, Schmerzmittel oder Antibiotika verordnet. Außerdem wird besprochen, ob eventuell Medikamente wie z.B. Blutverdünner präoperativ abgesetzt werden müssen oder eine Rücksprache mit anderen Fachärzt/innen z.B. aus der Kardiologie oder Inneren Medizin notwendig ist. Die ZFA erstellt die Rezepte, versendet sie elektronisch und dokumentiert die zweite Beratung. Anschließend vereinbart sie mit dem Patienten den Operationstermin.

Im Laufe der Woche bereitet die Empfangskraft die Folgewoche vor und sucht Kostenvoranschläge/ Pläne/ Modelle/ Bohrschablonen etc. heraus. Dabei sollte darauf geachtet werden, ob Dinge „außerhalb der Norm“ benötigt werden, wie z.B. Materialien, die nicht zum „Standardrepertoire“ gehören. Verfügt die Praxis in der Regel nicht über ein Konsilager für Implantate und Knochenersatzmaterialien, sollte die Materialbestellung nach Rücksprache mit dem Behandler/der Behandlerin erfolgen. Zusätzlich sollte bei der täglichen Frühbesprechung nochmals überprüft werden, ob alle Materialien für den nächsten Tag vorhanden sind, um ggf. per Expresslieferung nachbestellen zu können.

OP-Tag

👉🏼 Empfangskraft und ZFA (Erst- und Zweitassistenz)

Am Ende eines jeden Behandlungstages bereitet die ZFA die Behandlungen des nächsten Tages in einzelnen Kisten vor. In den Kisten befinden sich z.B. OP-Siebe, sterile Abdecktücher, sterile Handschuhe, OP-Hauben etc. Am OP-Tag selbst wird der Behandlungsfall in der Frühbesprechung besprochen und entschieden, wer als Erst- und wer als Zweitassistenz fungiert.

Die Empfangskraft prüft, ob alle erforderlichen Unterschriften geleistet wurden, während die Erstassistenz alles entsprechend der QM-Anleitung vorbereitet. Generell empfiehlt es sich, für die Bedürfnisse der Praxis allgemeine QM-Anweisungen zu formulieren, da so neue Mitarbeiter/-innen sehr schnell eingearbeitet werden können und auch langjährig erfahrene Fachkräfte die Sicherheit haben, dass wirklich alles vorbereitet ist und keine Instrumente oder OP-Materialien fehlen oder überflüssig sind. Sind alle Instrumente vorbereitet, macht sich die Erstassistenz steril und die Zweitassistenz reicht ihr als unsteriler Springer die Materialien.

Die Erstassistenz bereitet alles steril für die Operation vor. Die Zweitassistenz klärt mit dem Operateur/der Operateurin ab, ob ein neues Röntgenbild oder eine DVT-Aufnahme, ggf. mit Bohrschablone, erforderlich ist und bereitet diese entsprechend vor. Sie begleitet den Patienten bzw. die Patientin ins Behandlungszimmer und überprüft, ob eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erforderlich ist, informiert darüber, was postoperativ zu beachten ist, klärt, ob es Fragen zur Medikation gibt und vergibt bereits Termine zur Wundkontrolle. Anschließend entnimmt sie dem Patienten, falls der Einsatz von PRF geplant ist, venöses Blut und bereitet es für die Zentrifuge vor. Gemeinsam mit der sterilen Erstassistenz werden präoperative Fotos angefertigt. Danach wird der Operateur bzw. der Operateurin für den operative Eingriff gerufen.

Über die reine Assistenz hinaus besteht die Aufgabe der Erstassistenz während des operativen Eingriffs auch darin, die Implantatachse von der Behandlungsseite her zu beurteilen und gegebenenfalls darauf hinzuweisen, wenn diese nicht optimal ist. Die zweite Assistenz versorgt währenddessen mit Verbrauchsmaterial, schaltet z.B. zwischen Implantatmotor und Piezochirurgiemotor um, kümmert sich um die PRF-Röhrchen und macht intraoperative Fotos. Sie dokumentiert die Implantatchargen und füllt den Implantatpass für den Patienten aus. Damit der Operationssaal nach dem Eingriff schnell wieder einsatzbereit ist, räumt sie zudem nicht mehr benötigte Gegenstände sofort weg.

Ist die Implantation abgeschlossen, kümmert sich die zweite Assistenz um das postoperative Röntgen, während die Erstassistenz noch im Raum die Instrumente vorreinigt und wieder in die Waschschale einsortiert. Anschließend bringt sie diese in einem geschlossenen Behälter in den Aufbereitungsraum für Medizinprodukte, wo die weitere Aufbereitung der Instrumente gemäß Hygieneplan erfolgt.

Postoperative Nachsorge

👉🏼 Empfangskraft, ZFA und ZMV

Die ZFA assistiert bei der Wundkontrolle und dokumentiert die Behandlung. Am Tag der Nahtentfernung vereinbart sie auch den Termin für die Implantatfreilegung, während die Empfangskraft im Rahmen der Wochenvorbereitung nochmals den Kostenvoranschlag überprüft. Bei der Implantatfreilegung bereitet die ZFA die Instrumente vor, fertigt in Absprache mit dem/der Behandler/in eine Kontrollröntgenaufnahme an und informiert über die notwendige Mundhygiene im Zusammenhang mit dem Implantat. Sie dokumentiert die Implantatfreilegung und leitet alle notwendigen Informationen an die ZMV weiter, damit diese sich um die Abrechnung und eventuelle Erstattungsfragen seitens des Patienten oder der Krankenkasse kümmern kann. 

Fazit

Ein effektives, angenehmenes Arbeiten in der implantologischen Praxis, setzt voraus, dass alle im Team an einem Strang ziehen und jedem klar ist, welche Aufgabe ihm zu welchem Zeitpunkt in der Patientenversorgung obliegt. Voraussetzung dafür ist, dass das gesamte Team nicht nur in den Arbeitsabläufen, sondern auch in den einzelnen Arbeitsprozessen geschult ist. Dazu gehören regelmäßige Teamschulungen zur chirurgischen Assistenz, zu Implantologie-Trays verschiedener Hersteller, zu OP-Abläufen, zum Wissen, was steril ist und was nicht, zur Venenpunktion und Herstellung von PRF, zur einheitlichen Fotodokumentation sowie zur Aufbereitung der Instrumente nach Gebrauch. Wenn schließlich vieles reibungslos funktioniert, darf man nicht vergessen, diese Erfolge auch mit dem Team zu feiern.