Wo digitale Lösungen bereits entlasten

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Teilgenommen haben Mitarbeitende aus Hausarztpraxen (HP), Facharztpraxen (FP) und Zahnarztpraxen (ZP). Im Mittelpunkt standen unter anderem die Bereiche, in denen digitale Lösungen bereits eingesetzt werden, die damit verbundene Entlastung sowie die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung neuer Prozesse.

Dokumentation gehört zu den Bereichen mit Entlastung

Nach den Ergebnissen der Umfrage spüren viele Praxisteams bereits eine Entlastung durch Digitalisierung. Besonders häufig wird diese bei der Dokumentation genannt.

In Hausarztpraxen geben 56 Prozent der Befragten an, dort eine Entlastung zu spüren. Bei den Facharztpraxen sind es 57 Prozent, bei den Zahnarztpraxen 56 Prozent. Auch beim Termin- und Kapazitätsmanagement werden digitale Lösungen als entlastend wahrgenommen. Hier liegen die Werte bei 36 Prozent in Hausarztpraxen, 46 Prozent in Facharztpraxen und 35 Prozent in Zahnarztpraxen. Bei der Patientenaufnahme und Verwaltung nennen 26 Prozent der Befragten aus Hausarztpraxen, 33 Prozent aus Facharztpraxen und 49 Prozent aus Zahnarztpraxen eine Entlastung durch Digitalisierung. Rund 70 Prozent der Befragten empfinden Sprach-zu-Text-Dokumentation, KI-gestützte Dokumentation, strukturierte Vorlagen, automatische Zuordnungen und Übertragungen sowie Vorlagen und Textbausteine als entlastend.

Heidi Zisterer, ZFA, Dentalhygienikerin und Praxismanagerin, berichtet von einer Zeitersparnis durch KI-gestützte Dokumentation: Pro Patient würden dadurch 10 bis 15 Minuten eingespart.

Digitale Terminvereinbarung wird genutzt

Auch bei der Terminvergabe haben digitale Möglichkeiten ihren Platz gefunden. Mehr als die Hälfte der Praxen bietet eine Terminvereinbarung per E-Mail oder online an. KI-Telefonassistenten kommen laut Umfrage bislang in einem Teil der Hausarzt- und Facharztpraxen zum Einsatz. 10 Prozent der Hausarztpraxen sowie 11 Prozent der Facharztpraxen nutzen solche Anwendungen. In Zahnarztpraxen liegt der Anteil bei 3 Prozent, die KI-gestützte digitale Anwendungen für die Terminvereinbarung einsetzen.

Die telefonische oder persönliche Terminvereinbarung bleibt gleichzeitig bestehen. 95 Prozent der Hausarztpraxen und 94 Prozent der Facharztpraxen vereinbaren Termine weiterhin auch telefonisch oder persönlich in der Praxis. Bei den Zahnarztpraxen liegt der Anteil bei 100 Prozent.

Digitale und analoge Angebote nebeneinander

Auch bei der Anamnese können Patientinnen und Patienten in vielen Praxen zwischen verschiedenen Möglichkeiten wählen. Gut jede fünfte Praxis ermöglicht es, den Anamnesebogen vor dem Termin online auszufüllen. Mehr als ein Viertel der befragten Praxen hält vor Ort Tablets für die digitale Anamnese bereit. Gleichzeitig gibt es weiterhin die Möglichkeit, einen Anamnesebogen handschriftlich auf Papier auszufüllen. Die Mehrheit der Praxen hält entsprechende Klemmbretter mit Anamnesebögen vor Ort bereit. Julia Otto, MFA, Praxismanagerin und Expertin für Abrechnung und Digitalisierung, betont dazu: „Digitalisierung darf für Menschen, die Hilfe brauchen, nicht zum Hindernis werden, eine Arztpraxis aufzusuchen.“

Welche Faktoren die Digitalisierung erschweren

Bei der Einführung digitaler Lösungen werden unterschiedliche Hindernisse genannt. In Facharztpraxen wird fehlende Erfahrung von 50 Prozent der Befragten als Hindernis genannt.

In Hausarzt- und Zahnarztpraxen steht dagegen Zeitmangel an erster Stelle. Diesen nennen 47 Prozent der Befragten aus Hausarztpraxen und 46 Prozent aus Zahnarztpraxen. Als weitere Hindernisse werden unklare Prozesse und ein fehlender Überblick über passende Tools genannt. Unklare Prozesse nennen 20 Prozent der Befragten aus Hausarztpraxen, 39 Prozent aus Facharztpraxen und 23 Prozent aus Zahnarztpraxen. Beim fehlenden Überblick über passende Tools liegen die Werte bei 18 Prozent in Hausarztpraxen, 32 Prozent in Facharztpraxen und 18 Prozent in Zahnarztpraxen.

Einbindung des Teams und klare Abläufe

Die Umfrage betrachtet auch die Faktoren, die bei der erfolgreichen Einführung neuer Prozesse genannt werden. „Ausreichend Zeit“ steht bei Praxisteams, bei denen neue Prozesse erfolgreich eingeführt wurden, erst an fünfter Stelle der Erfolgsfaktoren. Genannt werden insbesondere die Einbindung des Teams, klare Abläufe, gute Schulungen und die Unterstützung durch die Praxisleitung. Die Einbindung des Teams nennen 49 Prozent der Befragten aus Hausarztpraxen, 50 Prozent aus Facharztpraxen und 42 Prozent aus Zahnarztpraxen. Klare Abläufe werden von 48 Prozent der Befragten aus Hausarztpraxen, 47 Prozent aus Facharztpraxen und 47 Prozent aus Zahnarztpraxen genannt. Bei den guten Schulungen liegen die Werte bei 36 Prozent in Hausarztpraxen, 39 Prozent in Facharztpraxen und 35 Prozent in Zahnarztpraxen. Die Unterstützung durch die Praxisleitung nennen 33 Prozent der Befragten aus Hausarztpraxen, 32 Prozent aus Facharztpraxen und 27 Prozent aus Zahnarztpraxen. Julia Otto beschreibt die Einführung von KI und digitalen Tools als Führungs- und Managementaufgabe. Sie sagt: „Die Einführung von KI und digitalen Tools ist kein IT-Projekt und keine rein technische Aufgabe.“ Digitale Praxissteuerung brauche gute Planung sowie eine ehrliche und wirkungsvolle Kommunikation nach innen und nach außen.

In etwa einem Drittel gibt es eine zuständige Person

In etwa einem Drittel der Praxen ist eine Person federführend für das Thema Digitalisierung zuständig, beispielsweise als Digitalbeauftragte oder Digitalbeauftragter. In Hausarztpraxen trifft dies auf 31 Prozent zu, in Facharztpraxen auf 30 Prozent und in Zahnarztpraxen auf 24 Prozent.

Wie gut sind die Systeme miteinander verbunden?

Ein weiterer Punkt der Umfrage ist die Verbindung der eingesetzten Systeme. Dass Daten automatisch zusammenlaufen, ist laut den Ergebnissen bereits in jeder fünften Praxis Realität. 44 Prozent der Befragten bezeichnen ihre Systeme als „überwiegend gut verbunden“. Rund 29 Prozent sprechen von „teilweise gut verbunden“. 3,8 Prozent der Befragten geben an, dass sie noch vieles doppelt eintragen müssen. Heidi Zisterer beschreibt dabei die unterschiedlichen Anforderungen der Praxen: „Keine Praxis gleicht der anderen, jede hat ihre eigenen Schwerpunkte und individuellen Prozesse.“ Sie berichtet, dass in ihrer Praxis verschiedene Programme eingesetzt und eigene Schnittstellen gebaut werden. Voraussetzung dafür sei, die eigenen Anforderungen entsprechend definieren zu können.

Schulungen unterstützen den Umgang mit neuen Tools

Auch nach der persönlichen Sicherheit im Umgang mit digitalen Prozessen und Programmen wurde gefragt. Mehr als 42 Prozent der Befragten fühlen sich „eher sicher“, weitere 35 Prozent „sehr sicher“. Gut 20 Prozent können die Frage nicht klar beantworten. Als persönliche Voraussetzungen für Digitalisierung werden vor allem Datenschutz- und Sicherheitsbewusstsein genannt. Diesen Punkt nennen 64 Prozent der Befragten. 58 Prozent nennen Verständnis für digitale Abläufe, 56 Prozent Offenheit für digitale Lösungen. Bei der Schulung neuer digitaler Anwendungen setzen 31 Prozent der Praxen auf externe Anbieter digitaler Tools oder IT-Beratungen. Rund 28 Prozent erstellen Handouts, Leitfäden und interne Anleitungen. Knapp 18 Prozent schulen systematisch intern. In jeder zehnten Praxis lernen die Mitarbeitenden neue Tools „on the job“. Die weiterführenden Ergebnisse der Umfrage sowie einen Selbstcheck und Praxistipps zur Einführung digitaler Tools und Prozesse stellt das PKV Institut im Praxiskompass zur Verfügung.

Quelle: PKV Institut GmbH