E-Rechnung: Was müssen Dentallabore wissen?

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Doch was genau ist die E-Rechnung eigentlich? Mit der E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt und empfangen. Dies soll auch eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglichen. Damit dies einheitlich möglich ist, sind die Inhalte einer Rechnung in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz festgelegt. Ziel ist ein digitaler Workflow – von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung. Gängige Formate sind „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“ (ab Version 2.0.1). Eine eingescannte Rechnung, z.B. ein PDF, erfüllt die Voraussetzungen einer E-Rechnung hingegen nicht.

Der Empfang von E-Rechnungen ist verpflichtend – der Versand (noch) nicht

Zunächst einmal ändert sich bei der Ausstellung von Rechnungen für Ihr Labor nicht zwangsläufig etwas. Dentallabore können Rechnungen erst einmal weiter in Papierform stellen. Auch andere elektronische Formate, wie z.B. ein PDF, können verwendet werden, wenn der Rechnungsempfänger dem vorher zugestimmt hat. Der Versand von Rechnungen ist daher noch nicht verpflichtend umzustellen.

Anders gestaltet sich die Situation beim Empfang von E-Rechnungen. Seit Jahresbeginn sind alle Unternehmen – und damit auch gewerbliche Dentallabore – verpflichtet, E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren zu können.

Eine generelle Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht ab 2027. Ausgenommen hiervon sind zunächst Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 €. Ab 2028 gilt diese Verpflichtung dann aber ausnahmslos für alle Unternehmen. Angesichts der absehbaren Einführung der E-Rechnung ist zu empfehlen, das Unternehmen frühzeitig hierauf vorzubereiten.

Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro sind übrigens von der Pflicht ausgenommen.

Was müssen Dentallabore aktuell konkret tun?

Zunächst muss sichergestellt sein, dass E-Rechnungen das Unternehmen auf digitalem Weg erreichen können – beispielsweise über ein E-Mail-Postfach (z.B. rechnung@musterlabor.de) oder ein Webportal. Zusätzlich wird eine geeignete Software benötigt, um die Rechnungsdaten auszulesen und zu verarbeiten. Ohne ein entsprechendes Tool lassen sich die Datensätze in der Regel weder lesen noch manuell weiterbearbeiten.

Schließlich sollten noch die mit der Rechnungsstellung und -bezahlung befassten Mitarbeitenden entsprechend angewiesen oder geschult werden. Abschließend ist es wichtig, darauf zu achten, dass alle eingegangenen Rechnungen revisionssicher archiviert werden, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Was passiert, wenn ich den Verpflichtungen nicht nachkomme?

Jedes Unternehmen und damit auch jedes Dentallabor ist gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen. Deshalb gilt eine Rechnung als zugestellt, auch wenn diese möglicherweise nicht gelesen oder verarbeitet werden kann. Man kann sich somit nicht darauf berufen, keine (lesbare) Rechnung erhalten zu haben – was unter anderem rechtliche Folgen wie den Eintritt eines Zahlungsverzugs nach sich ziehen kann.

Ab spätestens 2028 sind Sie auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Eine nicht ordnungsgemäße Rechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug und kann der Durchsetzung von Zahlungsansprüchen entgegenstehen.

Kann ich jetzt schon auf E-Rechnung umstellen?

Grundsätzlich kann man ab sofort gegenüber Unternehmen E-Rechnungen stellen, da diese verpflichtet sind, solche empfangen zu können. Für die Erstellung einer E-Rechnung benötigt man jedoch bestimmte Informationen von den Geschäftspartnern, darunter die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Bankverbindung und eine elektronische Rechnungsadresse für den Versand.

Dabei sollte man auch einen praktischen Aspekt berücksichtigen. Falls kein hybrides Rechnungsformat benutzt wird, hat der Empfänger oder die Empfängerin der Rechnung unter Umständen nur noch einen digitalen Datensatz zur Verarbeitung – ohne physische Rechnung wie bisher üblich. Allerdings stellen Zahnarztpraxen ihren Patientinnen und Patienten (noch) keine E-Rechnung aus. Sie können daher die Datensätze der E-Rechnung an diese nicht weiterleiten, müssen jedoch Belege für zahntechnische Leistungen ihren Rechnungen beifügen. Dies könnte für die Praxen eine Herausforderung darstellen. Um Missverständnisse oder Schwierigkeiten zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine geplante Umstellung frühzeitig anzukündigen. So können sich die Geschäftspartner rechtzeitig darauf einstellen und Anpassungen vornehmen.

Wie sieht die Zukunft der Rechnungsstellung aus?

Man muss davon ausgehen, dass der Bereich der Rechnungsstellung und -verarbeitung weiterhin zunehmend digitaler wird. So soll bspw. § 359a SGB V künftig auch eine digitale Rechnungsstellung der Zahnarztpraxen gegenüber gesetzlich Versicherten für Selbstzahlerleistungen im Rahmen der Telematik ermöglichen. Übrigens: Auch Dentallabore haben mittlerweile die Möglichkeit, sich an die Telematikinfrastruktur anzuschließen, was damit auch Vorteile für die Rechnungsstellung gegenüber Zahnarztpraxen bringen kann.

Was bringt mir die E-Rechnung?

Die Einführung der E-Rechnung soll Prozesse effizienter gestalten, Zeit und Ressourcen sparen sowie Fehlerquellen minimieren. Zwar erfordert die Umstellung zunächst einen gewissen Mehraufwand, da bestehende Abläufe angepasst und neue Systeme implementiert werden müssen. Mittel- und langfristig ergeben sich jedoch Vorteile: optimierte Workflows, geringerer Arbeitsaufwand und reduzierte Kosten. Neben der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben hilft die E-Rechnung dabei, Ressourcen zu sparen. Da die Umstellung ohnehin unausweichlich ist, empfiehlt es sich, frühzeitig mit der Implementierung zu beginnen – so lässt sich im ohnehin oft schon hektischen Alltag unnötiger Zeitdruck vermeiden und der Übergang wird reibungslos(er) gestaltet.

Checkliste zur E-Rechnung:

Empfangsstruktur einrichten: Geeigneten Posteingang für E-Rechnungen organisieren (z.B. spezielle E-Mail-Adresse oder Webportal) und Zugriffsrechte regeln. Software bereitstellen: Ein Tool zur Verarbeitung und Anzeige von E-Rechnungen installieren. Revisionssichere Archivierung gewährleisten: Sicherstellen, dass alle Rechnungen gesetzeskonform gespeichert werden. Team schulen: Mitarbeitende über den Umgang mit E-Rechnungen informieren und fortbilden. Rechnungsstellung anpassen: Prozesse rechtzeitig auf die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen (ab 2027 bzw. 2028) vorbereiten. Geschäftspartner informieren: Kundinnen und Kunden informieren, wenn die Rechnungen nur noch als E-Rechnung versendet werden.